TNO Defensie en Veiligheid levert vernieuwende oplossingen om de algehele veiligheid van de samenleving te bevorderen

Opdracht:	1. Detachering Facilitair Manager / Locatiemanager 2. Opstellen Dienst Verlenings Overeenkomsten (DVO's) 3. Het beschrijven van het serviceniveau van de huidige producten en diensten op gebied van Facilities, ICT en Informatiemanagement
Soort:	Detachering/ projectmanagement
Sector:	Overheid
Doel:	1. Continuïteit facilitaire organisatie, verder professionaliseren en advisering inrichting facilitaire organisatie. 2. Verwachtingspatroon tussen afnemer en leverancier en uniformiteit in dienstenaanbod. 3. Helderheid/transparantie over huidige dienstverlening Facilities, ICT en Informatiemanagement

Producten:

• MT voorstellen, opzet aanbesteding onderhoud, visie gebouwbeheer, begroting, meerjarenplanning groot onderhoud en investeringsplan, RIE, ARBO- jaarplan, bedrijfshulpverleningsorganisatie plan (noodplannen), beveiligingsplan, bijdrage middellange termijn huisvestingsplan en advies inrichting facilitaire organisatie voor het kerngebied.
•  DVO's voor de facilitaire diensten Facilitaire Dienst, ICT en KIM voor het gehele kerngebied
• Dienstverleningsoverzichten betreffende de facilitaire diensten Facilities, ICT en Informatiemanagement.

Detachering Facilitair Manager/ locatiemanager
TFM was als Locatiemanaer verantwoordelijk voor de locatie Facilitaire Diensten, voor alle locatiegebonden zaken (gebouwen en terreinen), zoals diensten en middelen, beveiliging en veiligheid, ARBO, milieu en veiligheid, BHV organisatie en het crisisteam. Gebieden waar TFM ook zorg voor heeft gedragen was teambuilding, interne werkorganisatie van de facilitaire diensten verbeteren, samenwerking bevorderen, werken volgens het projectmatige werkprincipe, coachen, achterstallig onderhoud planmatig oppakken, teamcapaciteit efficiënt inrichten, processen stroomlijnen, relatiebeheer en samenwerking met overige (staf-) facilitaire diensten opbouwen. Daarnaast zorgde TFM voor de verbetering van de communicatie tussen de facilitaire diensten en de gebruikers. TFM ondersteunde meer profilering binnen de organisatie, verschillende projecten en beschreef bezuinigingsvoorstellen. De Facilitair Manager was budgetverantwoordelijk, gaf leiding aan een team van vijftien eigen medewerkers en externe dienstverleners en had reguliere managementtaken zoals het voeren van functioneringsgesprekken, werkoverleggen, richting geven aan de facilitaire dienst, coachen en begeleiden van medewerkers.

Opstellen Dienst Verlening Overeenkomsten (DVO’s)
TFM heeft voor TNO Defensie en Veiligheid DVO’s, processen en planningen opgesteld. Tevens heeft TFM inventarisatiegegevens van de diensten en middelen aangeleverd, waarbij regelmatig afstemming is geweest met de verschillende leveranciers, om tot zoveel mogelijk uniforme dienstverlening te komen en afstemming en terugkoppeling met de opdrachtgever. Daarbij heeft onze Facilitair Manager regelmatig overleg gehad om verschillen te bespreken en tot werkbare afspraken te komen. Om de klant te laten zien wat het resultaat was, werd er een eindpresentatie gehouden over de opgestelde DVO’s en over het advies voor de implementatie.

Beschrijven van het serviceniveau
Bij TNO Defensie en Veiligheid, heeft TFM het serviceniveau van de huidige producten en diensten op het gebied van Facilities, ICT en Informatiemanagement beschreven. Belangrijk hierbij was het creëren van draagvlak onder de medewerkers, het verzamelen van informatie en het afstemmen met de betrokkenen. Om op die manier helderheid en transparantie te krijgen over de huidige dienstverlening Facilities, ICT en Informatiemanagement. Hierdoor zijn er Dienstverleningsoverzichten ontstaan voor de facilitaire diensten Facilities, ICT en Informatiemanagement.