Veel organisaties realiseren zich pas bij een verhuizing hoe goed hun bedrijfsprocessen georganiseerd zijn. Alle facilitaire voorzieningen, zoals telefoon en internet, energie en water, catering en schoonmaak, inrichting en bereikbaarheid, maken het werk mogelijk. Hoe verhuist u dit geheel zonder dat uw werk vastloopt? Een verhuiscoödinator van Total Facility Management (TFM) kent alle ins & outs van dit proces en is uw logistieke partner bij verhuizingen.

TFM lost facilitaire vraagstukken op voor organisaties in alle maatschappelijke sectoren. Onze werkvelden zijn: huisvesting, service en diensten, beheer en onderhoud, facilitaire inkoop, arbo en welzijn, security en riskmanagement.

Bij verhuismanagement regelen wij de feitelijke verhuizing voor u, van inventarisatie, planning, logistieke bewegingen en startklaar maken van uw nieuwe pand. Verhuismanagement heeft vele raakvlakken met andere diensten van TFM. U leest er meer over in deze productfolder. Medewerkers van TFM beschikken over de opleiding Facilitair Management en zijn door-de-wolgeverfde verhuizers.

Verhuizingen zijn ingrijpend door hun complexiteit. Dozen inpakken en naar het nieuwe pand rijden is hier maar een klein onderdeel van. Ieder bedrijfsproces is diep geworteld in een bedrijfspand, inrichting, ICT, archivering, bereikbaarheid, contracten, inkoop en uitlevering. In het ideale geval omvat de verhuisplanning alle betrokkenen en te nemen acties. De tijdsplanning klopt, iedereen kan zijn afspraken nakomen, uw nieuwe pand is startklaar en u heeft zelf nauwelijks verstoring. TFM neemt u als objectief betrokkene hierbij veel zorgen uit handen.

TFM kan alle facetten van de verhuizing op zich nemen. Wij kunnen bijvoorbeeld de inboedel inventariseren, de logistieke bewegingen bepalen en organiseren, de verhuizing regelen en het nieuwe pand startklaar maken. Na de verhuizing zijn er vaak nog losse eindjes, wij pakken ook deze nazorg voor u op. Indien van toepassing regelen wij alle zaken met betrekking tot het oude pand, zoals de oplevering volgens contract. Door onze uitgebreide ervaring met verhuisbedrijven, kunnen wij het hele offertetraject uit handen nemen om diegene te vinden die bij uw situatie past. De verhuiscoördinator van TFM stelt een verhuisdraaiboek met u op, waarin alle wensen en eisen, uitgangspunten en randvoorwaarden zijn opgenomen. In dit draaiboek staat de hele verhuizing omschreven, alle betrokkenen (verhuisbedrijf, verantwoordelijken, technische dienst, contractbeheerders, personeel en dergelijke) genoemd en het hele tijdspad gepland. De coördinator stemt de planning af met alle betrokkenen, bewaakt de planning, neemt de nodige acties en communiceert met alle betrokken partijen. Bovendien maken wij het nieuwe pand startklaar.

Iedere verhuizing is een ingrijpend proces. Het ene bedrijf verhuist omdat het gegroeid is, een ander zoekt een kleiner pand omdat het bedrijfsprocessen heeft afgestoten. Ook wanneer verschillende landelijke filialen van een organisatie in één pand samengaan, verandert er veel voor uw personeel. Zij moeten misschien verder reizen of krijgen een flexwerkplek in plaats van hun eigen kantoor. Het inventariseren van ieders wensen en informeren over de veranderingen vindt TFM cruciaal in een geruisloze verhuizing. Naast de logistieke en organisatorische aspecten besteedt de verhuiscoördinator daarom veel aandacht aan interne communicatie met alle betrokkenen. Dat kan bijvoorbeeld middels een verhuiskrant, een apart e-mailadres tijdens de verhuizing of berichten op het intranet.

• Ervaren verhuiscoördinator met ruime kennis van facilitaire onderwerpen
• Reële inventarisatie van de verhuizing vanuit praktijkervaring
• Contacten met gespecialiseerde verhuisbedrijven
• Groot netwerk van facilitaire leveranciers
• Informeren en betrekken van alle medewerkers
• Pragmatisch management

TFM gaat verder bij uw verhuizing. Uit de praktijk weten wij hoeveel facilitaire aspecten raakvlak hebben met een verhuizing. Daarom bieden wij u de volgende aanvullende dienstverlening:
 

• Programma van eisen opstellen voor de inrichting
• Inrichtings-, indelingsplan opstellen (vlekkenplan)
• Selecteren leverancier en adviseren bij aanschaf van inrichtingsmateriaal (vloeren, systeemwanden, zonwering, archiefsystemen)
• Adviseren en contracteren facilitaire leveranciers
• Facilitaire processen in kaart brengen en coördineren
• Opstellen producten- en dienstencatalogus van facilitaire voorzieningen
• Begeleiden van het totale inrichtingstraject Afstoten oude locatie en opleveren volgens contract