Zoekt u beter overzicht over de activiteiten binnen uw inkoopafdeling? Heeft u bezuinigingstaakstellingen, maar weet u niet precies hoe u deze kunt behalen? Wilt u evenredige aandacht geven aan uw verschillende leveranciers? Veel ondernemers missen kansen door onvoldoende overzicht over de totale inkoop binnen de organisatie. Om de prestaties van uw inkoop te beoordelen en voordelen te benutten, biedt de inkoopscan van Total Facility Management (TFM) uitkomst. Hiermee krijgt u een stevig platform voor tactisch inkoopmanagement.

Wenst u beter overzicht over de activiteiten binnen uw inkoopafdeling? Heeft u bezuinigingstaakstellingen, maar weet u niet precies hoe u deze kunt behalen? Wilt u evenredige aandacht geven aan uw verschillende leveranciers?

Veel ondernemers missen kansen door onvoldoende overzicht over de totale inkoop binnen de organisatie. Om de prestaties van uw inkoop te beoordelen en voordelen te benutten, biedt de inkoopscan van TFM uitkomst. Hiermee krijgt u een stevig platform voor tactisch inkoopmanagement.

Uw accountant kan beoordelen dat de rechtmatigheid van uw aanbestedingen onvoldoende is. Wanneer blijkt dat verschillende afdelingen onafhankelijk van elkaar homogene goederen en diensten hebben ingekocht, heeft uw organisatie misschien niet voldaan aan de voor u geldende (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Het totale bedrag van al uw aankopen vereist voor bepaalde productgroepen wellicht een aanbesteding. TFM helpt de afdeling inkoop om het hele inkoopvolume samen te brengen en te coördineren.

Afhankelijk van uw doel kan een inkoopscan bestaan uit de volgende onderdelen:

• Een kwantitatieve analyse
• Analyse van de inkooporganisatie, processen en -systemen
• Analyse van bestaande inkoopafspraken en -contracten

Kwantitatieve analyse
TFM voert in eerste instantie een kwantitatieve analyse uit. De bouwstenen hiervoor bestaan in hoofdlijnen uit een analyse van het inkoopvolume, productgroepen/categorieën, de inkoopportfolio en de facturenstroom. De analyse zal grotendeels plaatsvinden met gegevens uit de crediteurenadministratie.

Analyse van de inkooporganisatie, -processen en -systemen
De kwalitatieve analyse geeft inzicht in hoe de inkooporganisatie binnen de gehele organisatie, of binnen uw organisatieonderdeel functioneert en wordt ervaren. TFM voert voor u de kwalitatieve analyse uit door middel van schriftelijke vragenlijsten en interviews en door relevante documentatie te analyseren.

Analyse van bestaande inkoopafspraken/contracten
De analyse van bestaande inkoopafspraken en -contracten geeft inzicht in het vastgelegde inkoopvolume, inkoopafspraken en het gevoerde leveranciersmanagement. Hierbij kan TFM de contracten op zowel de commerciële voorwaarden als op de overige voorwaarden scannen en zo nodig benchmarken. TFM kan de facilitaire contracten beoordelen op leveringscondities, performance van de leverancier, invulling en andere gewenste aspecten. De 'contractenscan' levert een contractenregister op van de lopende overeenkomsten en de bijzonderheden.

• Inkoopanalyse
• Duidelijke rapportages en adviezen
• Advies, coaching en management
• Projectstructurering
• Inkoopstrategie
• Resultaatgericht contractbeheer met afsprakendocumenten (SLA's) en prestatiemeters (KPI's)
• Inzetbaar op zowel strategie, inhoud, als uitvoering

• Marktkennis en ervaring
• Flexibele inzet
• Praktische vertaalslag van de beschikbare informatie naar de praktijk
• Een duidelijke basis voor de strategische, tactische en operationele inkoopactiviteiten
• Gecombineerde expertise van inkoop en facilitair management
• TFM kan de implementatie/uitvoering van de adviezen voor u uitvoeren met flexibel inzetbare adviseurs, op projectmatige basis of gedetacheerd
• Onafhankelijke en objectieve analyse
• Duidelijk stappenplan met een minimale belasting voor de interne organisatie

In onze brede dienstverlening vinden wij kennis zeer kostbaar, maar ervaring is onbetaalbaar. Daarom hebben wij een kennismanagementsysteem ontwikkeld. Regelmatig organiseren wij plenaire interne themabijeenkomsten, waar collega's onderling hun opdrachten, verworven kennis en vooral hun ervaring in het oplossen van specifieke vraagstukken uitwisselen. Hiermee versterken wij ons strategisch inzicht en onze pragmatische aanpak. Want daar bent u het meest mee geholpen.