|
En dat:Facilitaire inkoopFacilitaire InkoopHet inkopen van producten en diensten binnen het facilitaire werkveld is één van de eerste en meest belangrijke stappen in het beschikbaar stellen van de juiste Facilities. De juiste Facilities bestaan uit die producten en diensten die de kernprocessen optimaal zullen ondersteunen tegen het beste prijsniveau. Dit geldt voor direct na het afsluiten van de overeenkomst, maar ook gedurende de looptijd. TFM heeft zeer ruime ervaring met inkoop en heeft hiervoor een eigen methodiek ontwikkeld. De synergie met de specialistische kennis van Facilities zorgt er voor dat TFM hiermee continue toegevoegde waarde levert voor haar opdrachtgevers. De specialistische kennis bestaat uit kennis van de facilitaire producten en diensten binnen de verschillende werkvelden en daarnaast de kennis van de marktsituatie en de aanbieders op de markt. De kern van de inkoopmethodiek van TFM ligt in de centrale plaats van inkoop in het gehele traject van het beschikbaar stellen van facilitaire producten en diensten. De plaats om de kwaliteit, functionaliteit en prijs van een product of dienst te beïnvloeden ligt namelijk in de inkoopfase. De inrichting van het beheer (meting en beïnvloeding) vormt in het inkoopproces tevens een belangrijke factor. MethodiekTFM gebruikt een gestandaardiseerde methodiek voor Facilitaire Inkoop, welke is gebaseerd op onderstaand inkoopproces. Door de kennis en ervaringen in het Facilitaire vakgebied kan TFM de methodiek aanwenden om het proces ook voor de klant zo efficiënt en helder mogelijk te maken. De nadruk ligt altijd op het juiste product of dienst tegen de juiste prijs op het juiste moment voor zowel nu als gedurende de overeenkomst of gebruiksduur. Om deze effectiviteit en efficiency doelstellingen te meten legt TFM het management van het product of dienst reeds op kernpunten vast in de specificatiefase van het inkooptraject. Analyseren van de vraag TFM is in staat op heldere wijze de exacte vraag de specificeren. Hiervoor maakt TFM gebruik van diverse instrumenten, zoals interviews, diverse metingen, quickscan, (klanttevredenheid)onderzoeken en contractscans. Naast de product- of dienstoriëntatie zal TFM zich tevens richten op de beheersaspecten van de vraag. Hoeveel en welke werkzaamheden wil de opdrachtgever zelf gaan uitvoeren aan het instandhouden van de beschikbaarheid van de dienst, zoals het bewaken van de functionele en financiële uitgangspunten? Specificeren van het aanbod Nadat de vraag is vastgesteld zal TFM een programma van eisen (PvE) opstellen dat volledig is toegesneden op de specifieke situatie van de opdrachtgever. TFM maakt hierbij gebruik van diverse gestandaardiseerde formats en checklists om het eindproduct effectief en passend te maken, maar gelijktijdig zo compact mogelijk. De scope ligt in overleg met de opdrachtgever breder, omdat het aanbod integraal wordt benaderd ten aanzien van aansluitende facilitaire werkvelden. Hiermee kunnen overlappingen worden voorkomen en kan eventuele synergie worden bereikt. In het PvE wordt specifiek de beheerssituatie verwerkt, zoals deze in de vraagspecificatie naar voren is gekomen. In het PvE zal TFM ook altijd een afgebakende ruimte overlaten die de aanbieders in staat stelt om een stuk creativiteit in de aanbieding te verwerken. Selecteren van de aanbieder Door de landelijke spreiding van haar opdrachtgevers staat TFM continue in contact met diverse aanbieders in de facilitaire markt. Daarnaast doet TFM regelmatig marktscans naar aanbieders op de verschillende werkvelden. Door deze kennis van de facilitaire markt is TFM in staat om in overleg met de klant zodanige selectiecriteria op te stellen dat er naast het juiste product ook de juiste aanbieder wordt geselecteerd. Contractering De laatste fase is de contractering. Hier worden de wederzijdse afspraken vastgelegd. Financieel zal deze fase moeten aansluiten op de uitgangspunten van de opdrachtgever, waarbij de meest optimale prijs zal worden onderhandeld. TFM is in staat om de contractering compact en helder te realiseren, zodat een eindproduct ontstaat waarmee de opdrachtgever optimaal kan werken. Daarom zullen de afspraken concreet worden geformuleerd en worden tevens de bijsturingmogelijkheden benoemd, zodat de opdrachtgever effectief kan reageren wanneer hij niet tevreden is met de dienstverlening.
ConcreetTFM kan inkoop aanbieden op basis of als onderdeel van de verschillende werkwijzen. Hieronder staan enkele voorbeelden van producten en diensten die TFM op basis van projectmanagement voor verschillende opdrachtgevers heeft ingekocht. Werkwijzen en Werkvelden TFM kan de facilitaire inkoop aanbieden op verschillende werkwijzen. Facilitaire inkoop kan bijvoorbeeld projectmatig worden aangepakt, op basis van detachering, binnen het Totaal Facilitymanagement concept of op basis van een combinatie van de werkwijzen, etc.
|
