Opdracht:	Coördineren facilitaire organisatie
Soort:	Detachering
Sector:	Zakelijke dienstverlening
Doel:	Waar mogelijk de facilitaire organisatie stroomlijnen en structureren
Eindproducten:	Facilitair jaarplan, begroting, advies bij facilitaire vraagstukken

In de periode waarin BBNed N.V. zoekend was hoe zij hun facilitaire dienst wilden inrichten heeft TFM voor drie periodes een medior Facilitair Coördinator gedetacheerd. TFM heeft in die drie periodes steeds een andere medewerker ingezet, die paste bij de behoeften van BBNed N.V. Zij brachten vooral rust in de ondersteunende facilitaire dienst. Met veel ervaring in, en kennis van het vakgebied kon de Facilitair Coördinator de groei van BBNed N.V. flexibel ondersteunen. Naast de dagelijkse werkzaamheden heeft onze coördinator diverse projecten uitgevoerd, waaronder:

• Het structureren en efficiënter laten verlopen van de werkprocessen binnen de facilitaire organisatie door middel van een Facilitaire Quickscan;
• Het organiseren en uitvoeren van diverse interne verhuizingen;
• Het opstellen van een facilitair jaarplan en begroting;
• Advisering van de manager procurement en Facilities bij facilitaire vraagstukken.

Na afloop van de detacheringsperiode is TFM gevraagd om voor een periode van één jaar in de vorm van consultancy een adviserende rol te vervullen.


279 woorden - 27 apr 2010 09:08

Het inkopen van producten en diensten binnen het facilitaire werkveld is één van de eerste en meest belangrijke stappen in het beschikbaar stellen van de juiste Facilities. De juiste Facilities bestaan uit die producten en diensten die de kernprocessen optimaal zullen ondersteunen tegen het beste prijsniveau. Dit geldt voor direct na het afsluiten van de overeenkomst, maar ook gedurende de looptijd.

 

TFM heeft zeer ruime ervaring met inkoop en heeft hiervoor een eigen methodiek ontwikkeld. De synergie met de specialistische kennis van Facilities zorgt er voor dat TFM hiermee continue toegevoegde waarde levert voor haar opdrachtgevers. De specialistische kennis bestaat uit kennis van de facilitaire producten en diensten binnen de verschillende werkvelden en daarnaast de kennis van de marktsituatie en de aanbieders op de markt.

 

De kern van de inkoopmethodiek van TFM ligt in de centrale plaats van inkoop in het gehele traject van het beschikbaar stellen van facilitaire producten en diensten. De plaats om de kwaliteit, functionaliteit en prijs van een product of dienst te beïnvloeden ligt namelijk in de inkoopfase. De inrichting van het beheer (meting en beïnvloeding) vormt in het inkoopproces tevens een belangrijke factor.

 

Methodiek

TFM gebruikt een gestandaardiseerde methodiek voor Facilitaire Inkoop, welke is gebaseerd op onderstaand inkoopproces. Door de kennis en ervaringen in het Facilitaire vakgebied kan TFM de methodiek aanwenden om het proces ook voor de klant zo efficiënt en helder mogelijk te maken. De nadruk ligt altijd op het juiste product of dienst tegen de juiste prijs op het juiste moment voor zowel nu als gedurende de overeenkomst of gebruiksduur. Om deze effectiviteit en efficiency doelstellingen te meten legt TFM het management van het product of dienst reeds op kernpunten vast in de specificatiefase van het inkooptraject.

 

Analyseren van de vraag

TFM is in staat op heldere wijze de exacte vraag te specificeren. Hiervoor maakt TFM gebruik van diverse instrumenten, zoals interviews, diverse metingen, quickscan, (klanttevredenheid)onderzoeken en contractscans. Naast de product- of dienstoriëntatie zal TFM zich tevens richten op de beheersaspecten van de vraag. Hoeveel en welke werkzaamheden wil de opdrachtgever zelf gaan uitvoeren aan het in stand houden van de beschikbaarheid van de dienst, zoals het bewaken van de functionele en financiële uitgangspunten?

 

Specificeren van het aanbod

Nadat de vraag is vastgesteld zal TFM een programma van eisen (PvE) opstellen dat volledig is toegesneden op de specifieke situatie van de opdrachtgever. TFM maakt hierbij gebruik van diverse gestandaardiseerde formats en checklists om het eindproduct effectief en passend te maken, maar gelijktijdig zo compact mogelijk. De scope ligt in overleg met de opdrachtgever breder, omdat het aanbod integraal wordt benaderd ten aanzien van aansluitende facilitaire werkvelden. Hiermee kunnen overlappingen worden voorkomen en kan eventuele synergie worden bereikt. In het PvE wordt specifiek de beheerssituatie verwerkt, zoals deze in de vraagspecificatie naar voren is gekomen. In het PvE zal TFM ook altijd een afgebakende ruimte overlaten die de aanbieders in staat stelt om een stuk creativiteit in de aanbieding te verwerken.

 

Selecteren van de aanbieder

Door de landelijke spreiding van haar opdrachtgevers staat TFM continue in contact met diverse aanbieders in de facilitaire markt. Daarnaast doet TFM regelmatig marktscans naar aanbieders op de verschillende werkvelden. Door deze kennis van de facilitaire markt is TFM in staat om in overleg met de klant zodanige selectiecriteria op te stellen dat er naast het juiste product ook de juiste aanbieder wordt geselecteerd.

 

Contractering

De laatste fase is de contractering. Hier worden de wederzijdse afspraken vastgelegd. Financieel zal deze fase moeten aansluiten op de uitgangspunten van de opdrachtgever, waarbij er over de meest optimale prijs onderhandeld zal worden. TFM is in staat om de contractering compact en helder te realiseren, zodat een eindproduct ontstaat waarmee de opdrachtgever optimaal kan werken. Daarom zullen de afspraken concreet worden geformuleerd en worden tevens de bijsturingmogelijkheden benoemd, zodat de opdrachtgever effectief kan reageren wanneer hij niet tevreden is met de dienstverlening.

 

Concreet

TFM kan inkoop aanbieden op basis of als onderdeel van de verschillende werkwijzen. Hieronder staan enkele voorbeelden van producten en diensten die TFM op basis van projectmanagement voor verschillende opdrachtgevers heeft ingekocht.

 

Werkwijzen en Werkvelden

TFM kan de facilitaire inkoop aanbieden op verschillende werkwijzen. Facilitaire inkoop kan bijvoorbeeld projectmatig worden aangepakt, op basis van detachering, binnen het Total Facility Management concept of op basis van een combinatie van de werkwijzen, etc.

 

 

Facilitaire inkoop zal worden toegepast met de kennis van de verschillende werkgebieden. Voorbeelden hiervan zijn:

• Europese aanbesteding schoonmaak
• Europese aanbesteding catering
• Gemeentelijke aanbesteding inrichtingspakket huisvesting
• Aanbesteding groenvoorziening
• Aanbesteding kantoorartikelen

828 woorden - 20 jan 2012 11:14

TFM gebruikt een gestandaardiseerde methodiek voor Facilitaire Inkoop, welke is gebaseerd op onderstaand inkoopproces. Door de kennis en ervaringen in het Facilitaire vakgebied kan TFM de methodiek aanwenden om het proces ook voor de klant zo efficiënt en helder mogelijk te maken. De nadruk ligt altijd op het juiste product of dienst tegen de juiste prijs op het juiste moment voor zowel nu als gedurende de overeenkomst of gebruiksduur. Om deze effectiviteit en efficiency doelstellingen te meten legt TFM het management van het product of dienst reeds op kernpunten vast in de specificatiefase van het inkooptraject.

Analyseren van de vraag

TFM is in staat op heldere wijze de exacte vraag te specificeren. Hiervoor maakt TFM gebruik van diverse instrumenten, zoals interviews, diverse metingen, quickscan, (klanttevredenheid)onderzoeken en contractscans. Naast de product- of dienstoriëntatie zal TFM zich tevens richten op de beheersaspecten van de vraag. Hoeveel en welke werkzaamheden wil de opdrachtgever zelf gaan uitvoeren aan het instandhouden van de beschikbaarheid van de dienst, zoals het bewaken van de functionele en financiële uitgangspunten?

Specificeren van het aanbod

Nadat de vraag is vastgesteld zal TFM een programma van eisen (PvE) opstellen dat volledig is toegesneden op de specifieke situatie van de opdrachtgever. TFM maakt hierbij gebruik van diverse gestandaardiseerde formats en checklists om het eindproduct effectief en passend te maken, maar gelijktijdig zo compact mogelijk. De scope ligt in overleg met de opdrachtgever breder, omdat het aanbod integraal wordt benaderd ten aanzien van aansluitende facilitaire werkvelden. Hiermee kunnen overlappingen worden voorkomen en kan eventuele synergie worden bereikt. In het PvE wordt specifiek de beheerssituatie verwerkt, zoals deze in de vraagspecificatie naar voren is gekomen. In het PvE zal TFM ook altijd een afgebakende ruimte overlaten die de aanbieders in staat stelt om een stuk creativiteit in de aanbieding te verwerken.

Selecteren van de aanbieder

Door de landelijke spreiding van haar opdrachtgevers staat TFM continue in contact met diverse aanbieders in de facilitaire markt. Daarnaast doet TFM regelmatig marktscans naar aanbieders op de verschillende werkvelden. Door deze kennis van de facilitaire markt is TFM in staat om in overleg met de klant zodanige selectiecriteria op te stellen dat er naast het juiste product ook de juiste aanbieder wordt geselecteerd.

Contractering

De laatste fase is de contractering. Hier worden de wederzijdse afspraken vastgelegd. Financieel zal deze fase moeten aansluiten op de uitgangspunten van de opdrachtgever, waarbij de meest optimale prijs zal worden onderhandeld. TFM is in staat om de contractering compact en helder te realiseren, zodat een eindproduct ontstaat waarmee de opdrachtgever optimaal kan werken. Daarom zullen de afspraken concreet worden geformuleerd en worden tevens de bijsturingmogelijkheden benoemd, zodat de opdrachtgever effectief kan reageren wanneer hij niet tevreden is met de dienstverlening.

472 woorden - 20 jan 2012 11:16

U wilt goed inkopen. Geen concessies aan prijs of kwaliteit, want datgene wat u nu binnenhaalt is het basismateriaal, de fundering, waarop uw organisatie steunt. Het tijdperk van bestellen bij de scherpste aanbieder is voorbij. Inkopen is het analyseren, definiëren en vakkundig uitzetten van de 'uitvraag'. Inkopen is ervoor zorgen dat het ingekochte product exact de behoefte invult. 

TFM biedt een compleet palet aan inkoopdiensten. Door het inkoopproces te splitsen en modulair aan te bieden kan er tegemoet gekomen worden aan elk inkoopvraagstuk. TFM zet ervaren consultants en projectmanagers in. Afhankelijk van uw vraag zijn dat mensen met een organisatorische, juridische of puur facilitaire achtergrond.  Zij kunnen de strategische en tactische inkoopfases voor u uitvoeren/coördineren:

• Het uitvoeren van een inkoopquickscan; scannen van uw 'inkoop'.
• Een inkoopanalyse; analyseren en adviseren.
• Leveranciersmanagement; kwalificeren en benaderen van de gewenste leverancier.
• De aanbesteding; schrijven of aansturen van de (Europese) aanbesteding.
• Advies ‘duurzaam inkopen’; hoe kan er duurzaam ingekocht worden - en wát is duurzaam?
• Het opstellen van het inkoopbeleid; het inkoopproces ontwerpen en beschrijven.
• Contractering; juridische vastlegging van de koopovereenkomst, de garantiebepalingen en de uitwijkclausules bij gebrekkige leveringen.
• Het inkopen van het concrete ‘product’; het daadwerkelijk uitvoeren van de (in)koop.

TFM consultants werken momenteel voor o.a.
Gemeentelijke vervoerbedrijf -  aanbesteding van tramstellen
Brandweer A'dam en lelystad; inkoopanalyse
Overheid; inkoop van OV-chipkaartlezers

252 woorden - 16 feb 2011 21:02

Onze mensen zijn voor elk vraagstuk in te zetten, mits het maar om Facility Management gaat. Elke opdracht is maatwerk. Onderstaande lijst laat zien voor welke diensten en/of functies wij benaderd worden:

Functie:	Diensten
Facility Interim Manager Facilitair Consultant Facilitair Projectleider Bouwprojectleider Inkoopmanager / -coördinator Projectcoördinator Locatiemanager, gebouwbeheerder Verhuiscoördinator Waarnemend Facilitair coördinator Hoofd technische dienst	Facilitair Management consultancy Aanbestedingen van facilitaire services (catering, beveiliging, receptie, inkoop, etc) Contractbeheer en opvolging van aanbestedingen Onderhandelen met leveranciers Capaciteitsproblemen oplossen Inkoop, inkoopbeleid en -coördinatie Quickscans op het gebied van huisvesting, duurzaamheid en inkoop

446 woorden - 13 sep 2010 16:34

De maatwerkbehoefte van onze opdrachtgevers bepaalt dat er nooit een uniforme output geleverd wordt. Hieronder volgen enkele eindproducten/diensten die TMF kan leveren:

• Het concrete ‘product’ dat ingekocht moet worden
• Een inkoopquickscan met rapportage
• Een inkoopanalyse
• Leveranciersmanagement
• Inkoopproces aanbesteding
• Een advies ‘duurzaam inkopen’
• Het opstellen van het inkoopbeleid
• Contractering

73 woorden - 04 jun 2010 13:24

Bij iedere inkoopopdracht onderzoekt TFM de achtergronden van de inkoopbehoefte. Dat is noodzakelijk om de exacte specificaties en eisen te kunnen formuleren; tegelijk valt het binnen onze taakopvatting om de opdrachtgever te begeleiden bij achterliggende vragen. Welke facilitaire diensten en goederen zijn noodzakelijk, op welk niveau, voor welke periode en tegen welke condities?

 

Met een quickscan kan TFM de gehanteerde inkoopsystemen, procedures, contractvormen, functionaliteitseisen, het portfoliobeheer en het leveranciersmanagement van uw organisatie in kaart brengen. Aan de hand van de resultaten wordt beoordeeld welke besparingen en verbeteringen gerealiseerd kunnen worden. Aansluitend worden een stappenplan en een programma van eisen opgesteld. Op de facilitaire inkoop zijn bij veel organisaties aanzienlijke besparingen mogelijk.
117 woorden - 04 jun 2010 11:40

So rated inside compare, double when will, value.

Goodness kids warranty valuable relaxing deluxe, removable be. Yet easily accomodations, going agree soaking wherever can't, leading find soaking classic, tangy. Locked-in keeps vast traditional, pay included escape absolutely survey handcrafted tasty. Product original free while, tasting prevents grown how lather yummy so. Zesty intense however zippy, affordable choice announcing thought purchase peppy moist. Quick boast tasty, settle tropical register screamin'. Affordable offer extra special grown colossal permanent powerful appearance only. Warm also cheap market citrus thin.

Offer calories lifetime too silky comes.
96 woorden - 23 apr 2010 16:20

Zicht op uw facilitaire organisatie
Uw primaire bedrijfsproces wordt ondersteund door goed afgestemde facilitaire voorzieningen en diensten. Denkt u bijvoorbeeld aan uw huisvesting, gebouwenbeheer, schoonmaak, catering, beveiliging, (interne) logistiek, inrichting, inkoop en natuurlijk capabel facilitair personeel. Als er iets niet goed loopt in deze voorzieningen, merkt u dat in uw bedrijfsresultaten. Een facilitaire quickscan van TFM geeft snel inzicht in uw facilitaire organisatie of in een onderdeel hiervan.
71 woorden - 04 jun 2010 14:11

Gecombineerde expertise
Consultants van TFM zijn allen zeer ervaren in het facilitaire werkveld en kunnen een degelijk analytisch en pragmatisch onderzoek voor u uitvoeren.

Onze kennisdomeinen zijn onder andere:

• Facilitaire organisatiekunde
• Verandermanagement
• Professionalisering
• Ontwikkeling, innovatie

Wat biedt de quickscan van TFM concreet?

• Grondige analyse facilitaire organisatie
• Deskundige inbreng over facilitaire processen en dienstverleners
• Helder advies en rapportage op gewenste verbeterpunten

86 woorden - 04 jun 2010 14:18

Tijdens een uitgebreide intake luisteren wij naar wat u verwacht van uw organisatie en wat de huidige situatie is. Wanneer duidelijk is wat uw doelstellingen zijn en wat u anders wilt, start de quickscan. Met onze brede facilitaire kennis en ervaring, zijn wij een goede gesprekspartner voor uw (facilitaire) organisatie. Wij dirigeren niet vanaf de zijlijn, maar spelen mee in het veld. De quickscanrapportage geeft een heldere analyse en diagnose van de facilitaire situatie en in hoeverre dit uw bedrijfsprocessen ondersteunt. De adviezen in deze rapportage zullen u praktisch en doelmatig in de oren klinken.
95 woorden - 23 jan 2012 13:59

Bijvoorbeeld wanneer u de output van uw facilitaire organisatie wilt toetsen aan de praktijk; bij capaciteitsproblemen onder uw medewerkers; wanneer u een bepaalde innovatie wilt doorvoeren; wanneer u beter aan de wensen van uw klanten tegemoet wilt komen; bij de implementatie van een fusie; of wanneer u meer rendement uit uw inspanningen wilt halen.
54 woorden - 04 jun 2010 14:18

De aanleiding voor een scan is bijna altijd een wens voor meer efficiency. Daarom richt TFM, zich in eerste instantie op het verkrijgen van een totaalbeeld van uw organisatie. Wij kijken in hoofdlijnen naar uw (maatschappelijke) omgeving; de organisatiedoelen; het primaire proces; de facilitaire processen die dit ondersteunen; de facilitaire producten; personeel; uw klanten en hun verwachtingen; communicatie en kwaliteit. Een quickscan kan ook specifiek en gedetailleerd op één onderdeel plaatsvinden, bijvoorbeeld catering.
73 woorden - 04 jun 2010 14:16