Opdracht:	Detachering Senior Facilitair Manager
Soort:	Detachering
Sector:	Wetenschap/onderzoek
Doel:	Facilitaire processen vormgeven en professionaliseren

Producten

•  Introductie van klantgericht werken
•  Uitbesteding van de kantine naar een externe cateraar
•  Implementatie van magazijndienstverlening
•  Een beheersbare begroting en contractbeheer van de facilitaire dienst
•  Kostenreductie op de facilitaire diensten van circa 10%
•  Realisatie van diverse bouwkundige projecten

TFM heeft voor Astron de facilitaire processen vormgegeven en verder geprofessionaliseerd. Naast de aansturing van het kernproces, zijn diverse projecten uitgevoerd. TFM heeft een senior Facilitair Manager ingezet met bijzondere kennis van facilitair werk in zeer technische omgevingen. Hij was verantwoordelijk voor de facilitaire kernprocessen op twee locaties (10.000m²), gebouwen- en installatiebeheer en de realisering van circa 240 werkplekken. Het kernproces van facilitaire diensten en producten bestond uit: receptie, catering, schoonmaak, magazijn, bewaking en beveiliging. Vooral dit laatste kreeg in het sterrenkundig centrum bijzondere aandacht. Er was ook bijzondere aandacht voor een semi-hotelvoorziening die Astron wilde realiseren voor buitenlandse bezoekers en werknemers.
Bij de start van het project is de huidige situatie geanalyseerd en op basis hiervan is een plan uitgezet. De Facilitair Manager heeft leiding en sturing gegeven aan de vaste medewerkers van de facilitaire dienst. Hij toonde vindingrijkheid om hen te motiveren voor het nieuwe concept van klantgericht werken.
280 woorden - 29 apr 2010 07:57

TFM is in staat om problemen en vraagstukken te analyseren en te vertalen naar een oplossingsplan. TFM hanteert hierbij een bedrijfskundige, resultaatgerichte aanpak. Onze consultants hebben brede integrale kennis van het facilitair vakgebied. Indien de problemen of vraagstukken een zeer vergaand, gedetailleerd kennisniveau vereisen dan zal TFM hiervoor de noodzakelijke kennis vergaren uit haar kennisnetwer

TFM consultants kunt u ook inschakelen voor deelvraagstukken van de facilities. Gezien de integrale facilitaire kennis die TFM bezit zijn de consultants in staat om heldere en pasklare oplossingen te generen. De invalshoek van consultancy kan een onderdeel zijn van één van de werkvelden zoals TFM die heeft afgebakend.

Voorbeelden van advisering zijn:

• Herinrichting van uw facilitaire dienst;
• Adviesrapportage contractbeheer;
• Bundeling van facilitaire inkoopactiviteiten;
• Shared service projecten begeleiden vanuit de facilitaire discipline;
• Begeleiden van reorganisaties;
• Professionaliseren van facilitaire processen.
• Benchmark facilitaire kosten.
• Toetsing naleving facilitaire NEN-normen.

166 woorden - 20 mei 2010 16:58

Wanneer diensten worden ingekocht, komen contracten tot stand. Deze contracten vragen om beheersing, aangezien contracten "levende" documenten zijn. Dat wil zeggen dat contracten bewaard moeten worden, mutaties hierin plaatsvinden en periodiek beoordeeld moeten worden op actualiteit en doeltreffendheid. Door middel van goed contractbeheer kunnen de juiste diensten ingekocht worden, voldaan worden aan de vraag (kwaliteit) en de kosten beheerst worden.

Contractbeheer zorgt voor het onderhoud aan (management)informatie, kostenbeheersing en het kunnen aanbieden van de juiste dienst, voldaan aan de vraag van de interne klant. Kortom, contractbeheer zorgt voor kwaliteit van de facilitaire ondersteuning wat ten goede komt aan de kwaliteit van de gehele organisatie. TFM is in staat om op professionele wijze invulling te geven aan (facilitair) contractbeheer.

Goed contractbeheer bestaat niet louter en alleen uit het uithollen van aanbiedingen en het realiseren van de laagste prijzen. Contractbeheer bestaat ook uit controle op de prestaties van leveranciers zowel kwalitatief als kwantitatief.


Aanpak

Een aantal stappen is essentieel, voordat contracten beheerst kunnen worden. Het is noodzakelijk alle soorten contracten, leveringsovereenkomsten, voorwaarden en andere afspraken te traceren en vast te leggen als uitgangsbasis voor het contractbeheer. Indien de basisgegevens vastliggen, is een analyse van de contracten mogelijk.

Op de installaties waarvoor een onderhoudscontract is afgesloten zal worden gekeken of het contract nog voldoet aan de gestelde eisen en welke kosten hieraan zijn verbonden voor de komende vijf jaar. Op de onderdelen waarvoor geen contract is afgesloten moet afgewogen en onderbouwd worden of er alsnog een contract afgesloten moet worden. Belangrijk is dat er ieder jaar een controle plaatsvindt van de technische onderhoudscontracten die aflopen en van de contracten die moeten worden verlengd. Ook moet bekeken worden of er aanpassingen in het contract moeten worden opgenomen en de financiële consequenties hiervan worden meegenomen.


Budgetbewaking

Een belangrijk onderdeel van beheer en onderhoud is budgetbewaking. Bij beheer- en onderhoudscontracten wordt er vaak gemakshalve gebruik gemaakt van de automatische verlenging van contracten. Bedrijven accepteren veelal ongemerkt de stijging van de jaarlijkse indexatie. Langzamerhand lopen de kosten op en vindt er onnodig budgetoverschrijding plaats. Met een door TFM opgesteld onderhoudsplan wordt er ook ruimschoots aandacht besteed aan het inrichten van een dashboard, waarbij op basis van vastgestelde indicatoren snel overzicht kan worden verkregen in de kosten en de mogelijke afwijkingen. Hiermee kan de facility manager of het hoofd technisch dienst adequaat optreden bij geconstateerde afwijkingen.


TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:

• Kostenbewaking
• Kwaliteitsbewaking
• Interval bewaken
• Mutatiebeheer
• Benchmarken
• Rapportages
• Inrichten van het dashboard

455 woorden - 20 jan 2012 10:52

Het inkoopproces houdt niet op bij de contractering. Vanaf dat moment begint juist de gebruiks-/exploitatiefase van de ingekochte producten of diensten, hier was het tenslotte allemaal om te doen! Er zal moeten worden gewaarborgd dat het product of dienst gedurende de contractperiode voldoet aan de functionele en financiële voorwaarden. Hierin speelt ook de performance van de leverancier een bepalende rol. Voor TFM is deze doelstelling belegd in het contractbeheer. De basis voor het contractbeheer is reeds gelegd in het inkoopproces. Deze basis moet er voor zorgen dat het contractbeheer helder en objectief plaats kan vinden.

TFM gebruikt verschillende instrumenten om het contractbeheer efficiënt uit te kunnen voeren conform de uitgangspunten helderheid en objectiviteit. Voorbeelden van deze instrumenten zijn overzichtelijke contractenregisters, leveranciersperformancekaarten en verschillende dashboards die specifiek zijn afgestemd op de betreffende werkvelden. TFM levert deze instrumenten ook aan haar opdrachtgevers.
145 woorden - 20 jan 2012 11:09

Opdracht:	Opzet, uitvoering en implementatie van diverse aanbestedingen
Soort:	Project- en inkoopmanagement; Europese aanbesteding
Sector:	Gemeente
Doel:	Schaalvoordeel door concernbrede aanbesteding.

EindProduct:

• (Raam)overeenkomsten
• Groeiende samenwerking tussen organisatieonderdelen op functioneel niveau en synergievoordelen

TFM heeft de gemeente Groningen ondersteund bij de opzet, uitvoering en implementatie van diverse concernbrede Europese aanbestedingen van facilitaire producten en diensten. In enkele gevallen heeft TFM ook ondersteuning verleend bij de implementatie van het contractbeheer bij de productgroepen die zijn aanbesteed. Door gelijktijdige uitvoering van diverse concernbrede aanbestedingen is enerzijds getracht maximaal gebruik te maken van schaalvoordelen met een optimale balans in kwaliteit en beheersing en anderzijds te voldoen aan de geldende verplichting van gezamenlijke inkoop van gelijksoortige producten. TFM heeft hiermee in het gehele traject een combinatierol vervuld, variërend van inhoudelijke input tot de projectleiding. Onze senior Facilitair Manager bracht zijn uitgebreide kennis van het facilitair vakgebied in, om de professionaliteit van het facilitair terrein binnen de DIA te verhogen. Binnen de politieke werkomgeving wist hij de juiste partijen met elkaar te verbinden.

Voorbeelden:
Aanbesteding Onderhoud gebouwgebonden installaties
Het onderhoud aan de gebouwgebonden installaties van het kernvastgoed zijn als productgroep aanbesteed. Bij deze aanbesteding zijn 24 locaties van 8 diensten van de gemeente Groningen betrokken geweest. TFM heeft de gemeente ondersteund in het gehele proces, van het samenstellen van de aanbestedingsdocumenten tot en met de implementatie hiervan en het contractbeheer.

Aanbesteding Meerjaren Onderhoudsinspecties
De Meerjaren Onderhoudsinspecties van het kernvastgoed en de verwerking hiervan in het FMIS systeem is centraal aanbesteed door de gemeente Groningen. TFM heeft de initiatie en start van het project tot en met de aanbesteding ondersteund.
370 woorden - 20 mei 2010 16:31

Onze mensen zijn voor elk vraagstuk in te zetten, mits het maar om Facility Management gaat. Elke opdracht is maatwerk. Onderstaande lijst laat zien voor welke diensten en/of functies wij benaderd worden:

Functie:	Diensten
Facility Interim Manager Facilitair Consultant Facilitair Projectleider Bouwprojectleider Inkoopmanager / -coördinator Projectcoördinator Locatiemanager, gebouwbeheerder Verhuiscoördinator Waarnemend Facilitair coördinator Hoofd technische dienst	Facilitair Management consultancy Aanbestedingen van facilitaire services (catering, beveiliging, receptie, inkoop, etc) Contractbeheer en opvolging van aanbestedingen Onderhandelen met leveranciers Capaciteitsproblemen oplossen Inkoop, inkoopbeleid en -coördinatie Quickscans op het gebied van huisvesting, duurzaamheid en inkoop

446 woorden - 13 sep 2010 16:34

Services en Diensten algemeen

 

Mensenwerk

De uitvoering van de facilitaire dienstverlening is altijd mensenwerk. TFM wil ervoor zorgen dat het werk goed en prettig geregeld is, en dat het op alle onderdelen ruimschoots voldoet aan de gestelde normen. We zoeken altijd de optimale methodiek om een goede inzet en een hoge kwaliteit te garanderen. Vanzelfsprekend worden ook de controles hierop uitgevoerd volgens vastgelegde methodieken. TFM eist dat contractanten en hun medewerkers beschikken over alle noodzakelijke opleidingen, vergunningen en keurmerken. Verder zorgen we voor harde garanties als het gaat om kwaliteit en continuïteit.

 

Meerwaarde

TFM hanteert een integrale benadering van de facilitaire diensten. We beantwoorden achterliggende vragen en zorgen voor een goede, efficiënte dienstverlening tegen de economisch meest verantwoorde kosten. Onze integrale benadering betekent dat we gemeenschappelijke elementen van verschillende facilitaire services nauwkeurig op elkaar kunnen afstemmen: inhoudelijk, organisatorisch en inkooptechnisch. Dat is een belangrijke toegevoegde waarde van TFM.
 

Beheersbaarheid

Wanneer dienstverleningscontracten zijn afgesloten kan een organisatie een keuze maken of zij het contract zelf wil beheren of dat het contractbeheer wordt overgedragen aan een maincontractor. TFM kan als maincontractor het contractbeheer en leveranciersmanagement overnemen. Hiermee vervalt er een stuk zorg bij de eigen organisatie. Tevens heeft de organisatie hierdoor maar 1 aanspreekpunt en worden de verschillende services op basis van 1 verzamelfactuur doorberekend. Dit scheelt aanzienlijk in de beheerskosten en administratieve kosten. Om het contractbeheer op correcte wijze te kunnen uitvoeren maakt TFM gebruik van een op maat gemaakt dashboard. Hiermee kan de kwaliteit worden gewaarborgd en het kostenniveau worden bewaakt
276 woorden - 20 jan 2012 10:49

Opdracht:	Detachering Inkoop-coördinator; consultancy
Soort:	Detachering / Inkoop / Consultancy
Sector:	Zorg
Doel:	Professionalisering inkooporganisatie om beheersbaarheid te verbeteren In kaart brengen en stroomlijnen van uitgaven en inkoopprocessen van de gehele organisatie

Producten:

• Inkoopanalyse
• Beschrijving van de processen inkooporganisatie
• Ontwerpen inkoop-portfolio
• Adviesrapport inrichting inkooporganisatie op basis van Kraljic-methode advies centrale inkoop
• Inkoop-commissie
• Implementatie digitale webshop

TFM was verantwoordelijk voor de professionalisering van de inkooporganisatie van Stichting Zonnehuizen Kind & Jeugd en begeleiding van drie vaste medewerkers. Een medior Facilitair Manager nam de gehele inkoopportfolio onder de loep (van alle facilitaire diensten en middelen) van alle locaties van Stichting Zonnehuizen. Hiervoor startte TFM een Quick-scan met de Kraljic-methode. Hier is een advies uit geformuleerd voor het efficiënter inrichten van de inkooporganisatie.

De portfolio bestaat uit diverse productgroepen waaronder: voedingsmiddelen, huishoudelijke artikelen, verzorgingsproducten, kantoorartikelen en meubilair tot aan inrichtingen time-out kamers, speciaal medisch- en verzorgingsapparatuur en meubilair. TFM heeft een inkoopcommissie samengesteld met medewerkers van de Facilitaire Dienst, Inkoop en het primaire proces. De commissie houdt zich bezig met het selecteren en evalueren van het inkoopaanbod en de aansluiting op wensen vanuit de gebruiker en facilitaire disciplines zoals schoonmaak, keuken en technische dienst. Dit biedt continuïteit en beheersbaarheid. Met de implementatie van een digitale webshop is het inkoopproces verder geprofessionaliseerd. Het contractbeheer en leveranciersmanagement is verder vormgegeven en verankerd in de organisatie.

Een medior Facilitair Manager heeft met Stichting Zonnehuizen gezocht naar mogelijkheden om centraal in te kopen. Naast een tijdelijke opvulling van de inkooptaak heeft TFM een kwalitatieve en kwantitatieve inkoopanalyse uitgevoerd. Deze analyse heeft gediend als onderbouwing voor het verbeteren van de inkoopprocessen en het bundelen van de inkoopkracht. Naast de analyse is er ook gekeken naar het logistieke proces en is er samen met de opdrachtgever een advies tot stand gekomen over de (her)inrichting van de inkooporganisatie.
385 woorden - 19 mei 2010 09:55

• Inkoopanalyse
• Duidelijke rapportages en adviezen
• Advies, coaching en management
• Projectstructurering
• Inkoopstrategie
• Resultaatgericht contractbeheer met afsprakendocumenten (SLA's) en prestatiemeters (KPI's)
• Inzetbaar op zowel strategie, inhoud, als uitvoering

44 woorden - 26 jul 2010 16:43

Op termijn ontkomt men er niet meer aan; dan is het outsourcen van Facilitair management een gegeven! Bedrijven focussen steeds meer op hun core business en zien in dat secundaire processen vaak goedkoper door externe, specialistische partijen gedaan kunnen worden.

TFM neemt met Integrated Facility Management de regie over van uw facilitaire dienst. Dat kan een bestaande dienst zijn, maar ook een dienst die nog opgezet moet worden. Bij een bestaande dienst, kan dit betekenen dat we bijvoorbeeld uw facilitaire medewerkers in loondienst nemen. Het geeft al aan dat we de totale verantwoordelijkheid willen; want alleen zó kunnen we de kwaliteit leveren die wij voor ogen hebben.

Een IFM-constructie betekend dat je een relatie aangaat voor de lange termijn. En die relatie moet groeien. Als u dat prefereert, kunt u modulair outsourcen. Het heeft als voordeel dat u stapsgewijs kennismaakt met de TFM ziens- en werkwijze.

Wat kunnen we van u overnemen:

• arbeidscontracten van facilitaire medewerkers
• gebouwonderhoud, groenbeheer
• servicedesk, klachtenbeheer
• inkoop (onafhankelijke inkoop)
• administratie, facturatie
• contractbeheer, contracten en subcontracten
• documentbeheer
• P&O
• Support-Office en BackOffice
• subsidieregelingen

206 woorden - 16 feb 2011 20:57

TFM kan alle facetten van de verhuizing op zich nemen. Wij kunnen bijvoorbeeld de inboedel inventariseren, de logistieke bewegingen bepalen en organiseren, de verhuizing regelen en het nieuwe pand startklaar maken. Na de verhuizing zijn er vaak nog losse eindjes, wij pakken ook deze nazorg voor u op. Indien van toepassing regelen wij alle zaken met betrekking tot het oude pand, zoals de oplevering volgens contract. Door onze uitgebreide ervaring met verhuisbedrijven, kunnen wij het hele offertetraject uit handen nemen om diegene te vinden die bij uw situatie past. De verhuiscoördinator van TFM stelt een verhuisdraaiboek met u op, waarin alle wensen en eisen, uitgangspunten en randvoorwaarden zijn opgenomen. In dit draaiboek staat de hele verhuizing omschreven, alle betrokkenen (verhuisbedrijf, verantwoordelijken, technische dienst, contractbeheerders, personeel en dergelijke) genoemd en het hele tijdspad gepland. De coördinator stemt de planning af met alle betrokkenen, bewaakt de planning, neemt de nodige acties en communiceert met alle betrokken partijen. Bovendien maken wij het nieuwe pand startklaar.
162 woorden - 04 jun 2010 15:51

TFM kan alle facetten van een verhuizing op zich nemen: de inboedel inventariseren, de logistieke bewegingen bepalen en organiseren, de verhuizing regelen, het nieuwe pand startklaar maken en de nazorg. Door onze uitgebreide ervaring met verhuisbedrijven, kunnen wij het hele offertetraject in handen nemen om een diegene te vinden die bij uw situatie past. De verhuiscoördinator van TFM stelt een verhuisdraaiboek met u op, waarin alle wensen en eisen, uitgangspunten en randvoorwaarden zijn opgenomen.

In dit draaiboek staat de hele verhuizing omschreven, alle betrokkenen (verhuisbedrijf, verantwoordelijken, technische dienst, contractbeheerders, personeel etc) genoemd en het hele tijdspad gepland. De coördinator stemt de planning af met alle betrokkenen, bewaakt de planning, neemt de nodige acties en communiceert met alle betrokken partijen.
121 woorden - 27 apr 2010 09:47

TFM kan alle facetten van een verhuizing op zich nemen: de inboedel inventariseren, de logistieke bewegingen bepalen en organiseren, de verhuizing regelen, het nieuwe pand startklaar maken en de nazorg. Door onze uitgebreide ervaring met verhuisbedrijven, kunnen wij het hele offertetraject in handen nemen om een diegene te vinden die bij uw situatie past. De verhuiscoördinator van TFM stelt een verhuisdraaiboek met u op, waarin alle wensen en eisen, uitgangspunten en randvoorwaarden zijn opgenomen. In dit draaiboek staat de hele verhuizing omschreven, alle betrokkenen (verhuisbedrijf, verantwoordelijken, technische dienst, contractbeheerders, personeel etc) genoemd en het hele tijdspad gepland. De coördinator stemt de planning af met alle betrokkenen, bewaakt de planning, neemt de nodige acties en communiceert met alle betrokken partijen.
119 woorden - 04 jun 2010 15:44

Opdracht:	1. Inkoopscan 2. Projectleider huisvesting, advisering FMIS en inkoopondersteuning
Soort:	Consultancy
Sector:	Zorg
Doel:	1. Adviseren ideaal inkoopmodel van Visio Noord Nederland 2. Inkoopondersteuning, projectleider facilitaire zaken bij diverse verhuizingen en actualiseren FMIS (onderdeel contractbeheer) / advisering FMIS

Producten:
1. ABC-analyse en Kraljic analyse (inzicht in de huidige inkoopportfolio, definiëring van de klantbehoefte, inzicht in de knelpunten en verbetermogelijkheden, inzicht in de efficiency en effectiviteit van het huidige inkoopmodel)
2. Inkoopscan, demarcatielijst, verhuisdraaiboeken, was-wordt-lijsten, oplevermappen t.b.v. overdracht.

Inkoopscan
Visio Noord Nederland is een regio van de landelijke stichting Visio die zich inzet voor mensen met een visuele beperking. Er was behoefte aan een professionaliseringsslag ten aanzien van de inkoop. Deze is in eerste instantie regionaal ingezet, waarbij vervolgens een landelijke visie ontwikkeld is.

TFM heeft een inkoopscan uitgevoerd om de inkoopbehoefte vast te stellen en vervolgens een inkoopmodel te adviseren. Allereerst heeft er een kwantitatieve en kwalitatieve inkoopanalyse plaatsgevonden. De kwantitatieve analyse (de crediteurenanalyse), is een beschouwing van de huidige situatie ten aanzien van de leveranciers en ingekochte producten en diensten. Met de verkregen gegevens is vervolgens een ABC- en Kraljic analyse uitgevoerd. De kwalitatieve analyse is een beschouwing van de huidige situatie ten aanzien van de organisatorische inkoopprocessen, procedures, het beleid, rollen, taken en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren.

Parallel aan de inkoopscan heeft TFM directe inkoopondersteuning geboden, waarbij ‘quick-wins’ gerealiseerd zijn. Het advies van de inkoopscan betreft een verandering van het inkoopmodel met een landelijke en regionale inkoopinvulling, waarbij de scope in eerste instantie bij de facilitaire producten en diensten ligt. Visio heeft in samenwerking met TFM invulling gegeven aan de implementatie van het advies.

Projectleider huisvesting, advisering over FMIS
TFM heeft de huidige afdeling inkoop van de facilitaire dienst ondersteund en gezorgd voor professionalisering.

Als projectleider facilitaire zaken, was TFM verantwoordelijk voor alle facilitaire zaken rondom verschillende verhuizingen. Een junior Facilitair Manager heeft op dit gebied de complete verhuizing geregeld, vanaf de voorbereidingsfase, via uitvoering tot nazorg. De junior Facilitair Manager had hiervoor contact met managers voor inventarisatie, offertes en diverse facilitaire zaken.

De wens van Visio was dat het FMIS systeem geoptimaliseerd en geprofessionaliseerd werd. TFM heeft het huidige FMIS systeem geïnventariseerd en geadviseerd op welke wijze het systeem geoptimaliseerd en geprofessionaliseerd kon worden.
453 woorden - 19 mei 2010 09:48