Services en Diensten algemeen
 
Mensenwerk
De uitvoering van de facilitaire dienstverlening is altijd mensenwerk. TFM wil ervoor zorgen dat het werk goed en prettig geregeld is, en dat het op alle onderdelen ruimschoots voldoet aan de gestelde normen. We zoeken altijd de optimale methodiek om een goede inzet en een hoge kwaliteit te garanderen. Vanzelfsprekend worden ook de controles hierop uitgevoerd volgens vastgelegde methodieken. TFM eist dat contractanten en hun medewerkers beschikken over alle noodzakelijke opleidingen, vergunningen en keurmerken. Verder zorgen we voor harde garanties als het gaat om kwaliteit en continuïteit.
 
Meerwaarde
TFM hanteert een integrale benadering van de facilitaire diensten. We beantwoorden achterliggende vragen en zorgen voor een goede, efficiënte dienstverlening tegen de economisch meest verantwoorde kosten. Onze integrale benadering betekent dat we gemeenschappelijke elementen van verschillende facilitaire services nauwkeurig op elkaar kunnen afstemmen: inhoudelijk, organisatorisch en inkooptechnisch. Dat is een belangrijke toegevoegde waarde van TFM.
 
Beheersbaarheid
Wanneer dienstverleningscontracten zijn afgesloten kan een organisatie een keuze maken of zij het contract zelf wil beheren of dat het contractbeheer wordt overgedragen aan een maincontractor. TFM kan als maincontractor het contractbeheer en leveranciersmanagement overnemen. Hiermee vervalt er een stuk zorg bij de eigen organisatie. Tevens heeft de organisatie hierdoor maar 1 aanspreekpunt en worden de verschillende services op basis van 1 verzamelfactuur doorberekend. Dit scheelt aanzienlijk in de beheerskosten en administratieve kosten. Om het contractbeheer op correcte wijze te kunnen uitvoeren maakt TFM gebruik van een op maat gemaakt dashboard. Hiermee kan de kwaliteit worden gewaarborgd en het kostenniveau worden bewaakt

Openings- en sluitronde, 24-uursbewaking, receptieposten, camera's monitoren, fysieke beveiliging... De vraag naar de aard, het niveau en de intensiteit van de beveiliging wordt bepaald in het risk- en securitymanagement. Op basis van een programma van eisen richt TFM de beveiliging op de gewenste manier in en kiezen we zorgvuldig de juiste marktpartijen. Een goede balans tussen materiële maatregelen en personele inzet garandeert de kwaliteit van de beveiliging. Belangrijk is dat de bedrijven en de uitvoerenden beschikken over alle noodzakelijke opleidingen, vergunningen en keurmerken. Meer nog dan in andere sectoren zijn beheer en controle van groot belang, net als garanties voor de continuïteit en de mogelijkheid om de dienstverlening desnoods direct naar beneden of naar boven bij te stellen.
 
TFM kan voor een organisatie of bedrijf een beveiligingsscan verzorgen:
Het doel van de beoordeling en advisering is om de doeltreffendheid van de huidige beveiligingsmaatregelen, -organisatie en -procedures te toetsen aan de relevante risico's, die een organisatie/ bedrijf bedreigen en het doen van aanbevelingen om zwakke plekken in de beveiligingsstructuur, waar nodig, te versterken. Deze aanbevelingen zijn mede gebaseerd op een realistische kosten-baten afweging.
 
Omdat beveiligingsmaatregelen voor het belangrijkste deel afhankelijk zijn van de aard, omvang en het effect van de risico's/
(be-)dreigingen vormt een risico-analyse dan ook de basis voor de beoordeling van de doeltreffendheid van de bestaande beveiligingsituatie. 
 
Een securityrisico- c.q. dreigingsanalyse heeft zowel betrekking tot het menselijk kapitaal (personeel), de materiële ( b.v. gebouwen met hun inventaris) als de immateriële of intellectuele (kennis, datagegevens) eigendommen van een bedrijf of organisatie.
 
Het streven dient er op te zijn gericht dat de beveiligingsmaatregelen in een juiste verhouding worden gebracht met de te beschermen belangen, de hierop van toepassing zijnde risico’s en (be-) dreigingen en de gebruiksvriendelijkheid/leefbaarheid, teneinde een optimaal productie- en werkklimaat te kunnen waarborgen.
 
Wanneer de beveiligingsaspecten afdoende zijn geregeld kan dit tevens een positieve uitstraling hebben op het imago en daardoor ook op de aantrekking van studenten en bij het verkrijgen van studieprojecten/opdrachten voor het bedrijfsleven.
 
TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:

• Opstellen van een beveiliging Programma van Eisen
• Verzorgen van een aanbestedingstraject van beveiligingsdienstverlening
• Kostenraming van beveiligingsmaatregelen opstellen
• Verstrekken van beveiligingskengetallen
• Advisering omtrent beveiligingsvraagstukken
• Kwaliteitsbewaking
• Kostenbeheer
• Management / coördinatie beveiliging

Bij iedere vraag over de kwaliteit en de kwantiteit van het cateringaanbod kan TFM u adviseren. In de markt worden verschillende cateringconcepten in verschillende varianten toegepast. Cateringconcepten onderscheiden zich van elkaar op verschillende gebieden en op combinaties, zoals: mate van risico, prijsstelling, inrichting verstrekkingfaciliteiten en assortiment. In hoofdlijnen zijn de volgende cateringconcepten te onderscheiden die allen op verschillende wijze zijn in te richten.
 
Commercieel contract 

• Commerciële prijzen, ruimte eventueel ter beschikking gesteld door de organisatie.

Semi-commercieel contract 

• Ingrediëntkostprijs + kleine opslag, vaak verschil in basis en luxe pakket .

Gesubsidieerd contract

• Ingrediëntprijzen of een gedeelte hiervan, ruimte en voorzieningen ter beschikking gesteld.

Ook de inrichtingsconcepten bij catering verschillen in functie en visie. Een restaurant is bijvoorbeeld van schaftplaats verschoven naar een multifunctionele ontmoetingsruimte. Van het restaurant kan steeds meer gedurende de dag gebruik worden gemaakt.
 
Door kostenbesparingswensen worden op basis van zogenaamde Socio Corners steeds meer automaten-cateringconcepten toegepast. Daarnaast wordt ingespeeld op verschillende doelgroepen en behoeften. Een productieomgeving vraagt immers een ander cateringconcept dan een kantooromgeving of een representatieve omgeving. Hiertoe wordt regelmatig een mix van concepten gebruikt om tot een optimale ondersteuning te komen tegen een efficiënt en minimaal kostenprofiel. TFM is als totaalaanbieder bekend met de mogelijkheden van verschillende vormen van catering evenals het contracteren van een cateringleverancier


TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:

• Analyse van huidige situatie/ kostenniveau
• Opstellen van een catering Programma van Eisen
• Cateringaanbesteding uitvoeren
• Verstrekken van cateringkengetallen
• Inrichten van bedrijfskantine/ bedrijfsrestaurant
• Inrichten van kantinekeuken
• HACCP implementeren
• Kwaliteitsbewaking
• Kostenbeheer
• Management / coördinatie catering

Routing van inkomende en uitgaande goederen, opslag, uitgifte, verstrekking, bezorging... Alle goederen die ingekocht zijn, zoals kantoorartikelen, supplies, inventaris, drukwerk, hulpgoederen, en honderden andere producten, moeten op het juiste moment, in de juiste conditie bij de juiste persoon worden afgeleverd. Wat er gekocht wordt en bij wie is een zaak van inkoop. Voor de logistiek is een goede procesbeschrijving van groot belang: wat gebeurt er met de goederen, wie zorgt voor de controles, waar worden ze opgeslagen en hoe, wanneer en op welke manier worden ze uitgeleverd? TFM kan de logistiek van a tot z opzetten en uitvoeren. Een efficiënte werkwijze en een goede terugkoppeling naar andere afdelingen zorgt in de praktijk regelmatig voor een flinke kostenbesparing.
 
TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:

• Stroomlijnen van logistieke stromen
• Detacheren van een logistiek medewerker
• Inrichten van een magazijn/ opslagruimte
• Opzetten van inventarisbeheersysteem
• Opstellen van een verstrekkingenbeleid
• Kwaliteitsbewaking
• Kostenbeheer
• Beheren logistieke processen

Registreren, verspreiden, opslaan, toekennen van registratiecodes, inschrijven van inkomende en uitgaande stukken, scannen voor elektronische verwerking, wegen, frankeren, inkoop van postartikelen... Een efficiënt werkende postkamer is essentieel voor een goede interne en externe informatievoorziening. De exacte eisen worden door TFM geformuleerd op basis van een Programma van Eisen. TFM zorgt ervoor dat de dienst op het afgesproken niveau functioneert, met een juiste menscapaciteit voor de afgesproken taakstelling. 
 
TFM kan u op de volgende wijze van dienst zijn bij postwerkzaamheden;

• Detacheren van een postkamermedewerker
• Advisering m.b.t. postverwerking
• Inrichten van een postkamer

Beheer van statisch archief, semi-statisch archief, dynamisch archief, werkarchief, hulp bij het opschonen van persoonlijk archief, aanmaken van projectnummers, registreren, digitaliseren... Belangrijk is een goede afweging wat er bewaard moet worden en hoe lang. Daarbij moet rekening gehouden worden met het belang van stukken, maar ook met de wettelijk verplichte bewaartermijnen. Ook ruimtevragen, de intensiteit van het gebruik, elektronische opslag en elektronische toegankelijkheid moeten afgewogen worden.
 
TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:

• Detacheren van een archiefmedewerke;
• Projectcapaciteit aanbieden om achterstallige archiefwerkzaamheden weg te werken
• Adviseren bij het inrichten van een archiefruimte (conform eisen rijksarchiefdienst)
• Uitvoeren van een scan ten behoeve van de fysieke opslagruimten
• Kwaliteitsbewaking
• Kostenbeheer
• Management / coördinatie post en archief

Ontvangst bezoekers, aannemen telefoon, actieve sociale controle, positieve instelling, een antwoord op alle vragen, accuraat, attent... Het uitbesteden van receptiediensten is vrijwel altijd voordeliger en efficiënter. TFM heeft veel kennis van het vakgebied en zorgt voor een intensieve begeleiding van de receptiemedewerkers. De receptie is het gezicht van de opdrachtgever, daarom moeten er hoge eisen gesteld worden aan de communicatieve vaardigheden van alle receptiemedewerkers. De taken en het niveau van uitvoering worden in principe vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. Belangrijk vinden we voortdurende scholing, goede vervangingsregelingen en keiharde garanties voor kwaliteit en continuïteit.
 
Maatwerk 
 
Om een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan te kunnen bieden en continuïteit te kunnen bewerkstelligen, maakt TFM bij de werving van receptiemedewerkers, gebruik van samenwerking met geschikte externe partijen in de markt. Hierdoor beschikt TFM over een pool van gediplomeerde receptiemedewerkers. De partij waar TFM mee zal samenwerken wordt geselecteerd passend bij de wensen en eisen van de opdrachtgever en het kwaliteitsniveau waar de dienstverlening aan moet voldoen.
De selectie van een geschikte kandidaat vindt door TFM plaats aan de hand van de opgestelde taakomschrijving, het profiel en de kennis, ervaring en presentatie van de kandidaat. Getoetst wordt of de kandidaat aan de eisen en wensen voldoet en past binnen de cultuur van de organisatie van de opdrachtgever.
 
De geselecteerde medewerker wordt voorgesteld aan de opdrachtgever en pas ingezet na goedkeuring van deze.
 
Werkwijze
 
TFM start haar dienstverlening met het in kaart brengen van de gehanteerde procedures, het deskundigheidsniveau, de targets en de normen en waarden van de opdrachtgever om hierop de Service Level Agreement voor de receptiepost af te stemmen. De volgende stap is de feitelijke overname van de receptiepost, waarbij TFM het management en de aanvullende bezetting verzorgt. TFM verzorgt de kennismaking tussen de detacheringmedewerker(s) en de opdrachtgever en medewerkers van de opdrachtgever en het inwerkprogramma van de receptiemedewerkers. TFM zorgt ervoor dat de telefoon correct wordt aangenomen en dat bezoekers en medewerkers gastvrij worden ontvangen.

Repro is meer dan het simpelweg kopiëren van originele documenten. Het betreft bij reproductiewerkzaamheden ook zaken als lay-out, technische opmaak, inbinden, scannen, gereedmaken voor verzending. Als het om de reprofunctie gaat is de tendens dat de grotere projecten altijd uitbesteed worden.
 
Daarnaast is het tegenwoordig een trend dat ‘self service’ reproductiefaciliteiten worden gecombineerd met printen, scannen en faxen. Hierbij worden op centrale punten in gebouwen de zogenaamde multi-functionals geplaatst. Om een oplossing te verzorgen die qua kosten en kwaliteit aansluit bij de opdrachtgever, kan TFM u adviseren en ondersteunen bij de aanschaf van reproductieapparatuur.
 
Door de snelle technische ontwikkelingen is het lang niet altijd interessant zelf te investeren in apparatuur. Tegenwoordig wordt er veel gebruik gemaakt van lease- en huurconstructies. TFM kan voor de opdrachtgever de reprobehoefte in kaart brengen en oplossingen aandragen die voldoen aan de kwaliteitseisen, waarbij een goede balans is gevonden in de kosten.
 
TFM kan uw organisatie op de volgende wijze ondersteunen:

• Opstellen van een Programma van Eisen ten behoeve repro-apparatuur
• Detacheren van een repro-medewerker
• Aanbesteding verzorgen van de totale reproductiewerkzaamheden
• Aanbesteding verzorgen van totale drukwerkactiviteiten
• Kwaliteitsbewaking
• Kostenbeheer
• Management / coördinatie Repro

Schoonmaak gebouwen, dieptereiniging van keukens en toiletten, stofzuigen, stoepreiniging, insectenbestrijding, specialistische reiniging... Een schoon gebouw draagt bij aan de presentatie van een organisatie. Daarnaast zorgt het voor een prettige werkomgeving en veel materialen gaan door een schoon gebouw langer mee. TFM heeft een breed aanbod op het gebied van schoonmaken. De eerste doelstelling is het verlagen van de kosten, bij het handhaven van de gewenste kwaliteit. TFM beschikt over middelen die op verschillende niveaus kunnen worden ingezet. Maatgevend zijn de functie van het gebouw, de eisen van de eigenaar en gebruikers en de consequenties daarvan voor het niveau en de frequentie van het schoonmaken. Door het gebruik van gebouwen en ruimtes voortdurend te monitoren en de intensiteit van het schoonmaken daar flexibel op af te stemmen, realiseert TFM flinke besparingen voor haar opdrachtgevers.
 
TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:

• Verzorgen van (Europese) schoonmaakaanbestedingen
• Advisering over schoonmaak
• Een schoonmaak Programma van Eisen (PvE) opstellen
• Een schoonmaakbestek opstellen
• Schoonmaakkwaliteitscontroles
• Verzorgen van VSR-metingen
• Verzorgen van DKS - metingen
• Verstrekken van actuele schoonmaak kengetallen
• Inrichten/ opzetten van een schoonmaakbeheerstool (dashboard)
• Analyse maken van huidige schoonmaakkosten en een verbetervoorstel maken
• Kwaliteitsbewaking
• Kostenbeheer
• Management / coördinatie schoonmaak

Groenvoorziening, onderhoud bebossing, paden, perken, planten, hekwerken, slagbomen, fietsenstalling, motorenstalling, camera's, gladheidbestrijding, afzuigen putten en kolken... Net als voor de andere facilitaire diensten kiest TFM voor een integrale benadering. Het betekent dat we adviseren, beheren en (laten) uitvoeren. We zorgen ervoor dat het terrein optimaal beschikbaar is en dat het te allen tijde veilig gebruikt kan worden. Op die manier onderhouden is het terrein een ondersteuning voor de positieve uitstraling van uw organisatie. Kosten van het terreinbeheer zijn een voortdurende zorg; TFM adviseert daarin en durft ook vergaande voorstellen te doen als daardoor efficiënter en goedkoper gewerkt kan worden.
 
TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:

• Opstellen van een onderhoudsplan voor terreinen
• Advisering m.b.t. terreininrichting
• Aanbesteding verzorgen voor groenonderhoud
• Kwaliteitsbewaking
• Kostenbeheer
• Terreinbeheer

Uitgifte, incidentoplossing, kostenbewaking, bijstelling van contracten, herverdeling van voertuigen, adviseren in leasevormen, merkenkeuze, modellenkeuze, eigendom ja/nee, eigen bijdrage van medewerkers... Wat is het beleid als het gaat om medewerkers en auto's en op welk type vervoer heeft een medewerker recht? Wat is er geregeld bij schades? Hoe vindt het beheer plaats? Op welke wijze kan het best de administratie worden ingericht? Hoe vinden verrekeningen plaats met km-overschrijding en hoe gaat de organisatie om met privé kilometers? TFM zorgt voor een helder advies dat rekening houdt met functie en presentatie, voor een duidelijke uitvoering en voor goed en betrouwbaar vervoer. Bij de uitvoering worden de afspraken zorgvuldig nagekomen en alle nodige maatregelen getroffen om de kosten op het afgesproken niveau te consolideren.
 
TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:

• Opzetten van wagenparkbeleid
• Uitvoeren van een kostenanalyse met betrekking tot wagenparkbeheer
• Programma van Eisen opstellen van het wagenpark
• Aanbesteding verzorgen van het wagenpark
• Aanbesteding verzorgen van brandstof ten behoeve van wagenpark
• Kwaliteitsbewaking
• Kostenbeheer
• Beheer wagenpark