Nieuwbouw, renovatie, herinrichting en verhuizing zijn ingrijpende gebeurtenissen voor een organisatie. Het vraagt een grote inspanning om op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen, de financiële en organisatorische gevolgen van een beslissing juist in te schatten en op een gelijkwaardig niveau te communiceren met architect, aannemer en andere specialisten. 
 
Een goede visie op huisvesting is belangrijk om de functie, de kwaliteit en de kosten van de huisvesting te kunnen bewaken. TFM heeft de kennis en de ervaring om de verschillende aspecten van het totale huisvestingsvraagstuk integraal te benaderen, te analyseren en het belang van de verschillende onderdelen en deelprocessen juist te waarderen. Voor een groot aantal klanten fungeert TFM daarom als projectleider bij vragen en problemen rond huisvesting. 
 
TFM kan het totale proces ontwerpen, opzetten en uitvoeren, maar kan ook ingezet worden op onderdelen. We zorgen ervoor dat gestelde doelen gerealiseerd worden, dat het management van de organisatie ondersteund en ontlast wordt, dat de gebruikers gehoord worden en dat hun inbreng zorgvuldig wordt meegewogen bij alle aspecten van de besluitvorming.

In de volgende publicatie kunt u lezen hoe een noodzakelijke verbouwing heeft geleid tot invoering van HNW als benodigde nieuwe bedrijfsvoering, bij onze opdrachtgever gemeente Groningen. De publicatie is geschreven door onze consultants Tijmen Brouwer en Arthur den Hoedt en gepubliceerd in het weekblad Facilitair & Gebouwbeheer:
http://www.tfm.nl/artikelen/Dia-TFM-Groningen.pdf.

TFM heeft ruime ervaring op het gebied van bouwmanagement. Voor veel klanten fungeert TFM als projectleider gedurende bouwprocessen. Gezien de complexiteit van het totale bouwproces en de snelheid waarmee gehandeld moet worden om het bouwproces niet te vertragen is het wenselijk om als opdrachtgever een professional bij de hand te hebben om het traject t.o.v. vooraf gestelde doelen en kaders beheersbaar te houden. TFM kan op deze manier het management van onze klanten ondersteunen en tegelijkertijd ontlasten. TFM is door haar ervaring en deskundigheid in staat om de gebruikersinbreng te optimaliseren, het budget-, kwaliteits- en organisatiebeheer te verzorgen en constructief tegenspel te bieden aan het architectenbureau, adviseurs en aannemers.

De waarde van TFM kenmerkt zich door het integraal meedenken met de opdrachtgever. Dit resulteert in een compleetheid van informatie die én benodigd is om onvoorziene problemen/ tekortkomingen in een later bouwstadium te ondervangen, én eventueel passen binnen de visie van de disciplines: inrichting, verhuizing en facilitaire dienstverlening. TFM heeft zeer ruime ervaring met bouwmanagement.

Techniek speelt een steeds grotere rol binnen de huisvesting. Data-installaties, glasvezelbekabeling, elektra, klimaatinstallaties, telefonie, bewaking, toegangscontroles, multimedia, glasbreukmelders, inbraakbeveiliging, het zijn allemaal noodzakelijke onderdelen geworden van de technische infrastructuur. De kosten hiervan beslaan veelal 40 tot 60 procent van de totale bouwsom.

Het juist managen van de technische kant van de huisvesting is belangrijk, maar heeft ook een groot effect op de latere exploitatiekosten van de huisvesting. TFM heeft veel ervaring op dit gebied en ondersteunt de klant bij het maken van de keuzes die passen bij de doelstelling, de werkwijze en de omvang van de organisatie. We weten wat gangbare oplossingen zijn en wat de stand van zaken is op het gebied van deze technieken. TFM benadert de problematiek integraal waardoor de opdrachtgever de technische infrastructuur kiest die nu voldoet, voldoende rekening houdt met toekomstige ontwikkelingen en ook in de exploitatie een verantwoorde keuze is.

Huisvestingsmanagement ( zie ook bouwmanagement en verwerving huur en verkoop)
 
Ondersteund door nieuwe technologieën neemt de dynamiek van de economie voortdurend toe, als gevolg waarvan traditionele en tijdgebonden arbeid wijkt voor mobiliteit en flexibiliteit. Daarnaast is er de trend ontstaan dat steeds meer ondernemingen de bouw en de inrichting van hun kantoor een eigen karakter geven dat past bij de cultuur en het imago van de onderneming en wensen werknemers meer dan vroeger een kantooromgeving waar zij veilig, gezond en gemotiveerd kunnen werken. Werknemers hebben meer verantwoordelijkheden gekregen en willen zelf het tijdstip waarop, en de ruimte waarin gewerkt wordt bepalen.
 
Bovendien is de hoeveelheid en de snelheid van communicatie enorm toegenomen. Deze ontwikkelingen zijn van invloed op de manier waarop kantoren worden ingericht en vormgegeven en dwingen tot nadenken over kantoorconcepten voor de toekomst of tewel huisvestingsmanagement. Bij het proces van realiseren van huisvestingsconcepten kan TFM optreden als ‘ gids’ die de opdrachtgever langs de juiste wegen loodst om de goede stappen te zetten. TFM kijkt bij het uitwerken van een huisvestingsconcept veel verder dan de praktische behoefte een werkplek te realiseren. Het gaat hierbij om de kernprocessen, de werkrelaties, de cultuur, de centrale waarden van de organisatie, de kritische succesfactoren van de organisatie. Deze aspecten spelen mee bij het komen tot een nieuw huisvestingsconcept.
 
Voorbeelden van huisvestingsconcepten waarbij TFM kan adviseren:

• Kantoorinnovatie
• Flexwerkplekken
• Sateliet-kantoren
• Pied-à-terres
• Thuiswerkplekken

Een adequate inrichting ondersteunt en bevordert de bedrijfsprocessen en zorgt voor een prettige, productieve en taakgerichte werksfeer. Vanuit die opvatting verzorgt TFM het inrichtingsmanagement voor haar opdrachtgevers. Een zorgvuldige beschrijving van de wensen van de opdrachtgever, het scherp formuleren van de basisvoorwaarden, een grondige analyse van de werkprocessen en een goede vertaling naar de indeling van ruimte en werkplekken zijn hierbij belangrijk.
 
TFM maakt daarbij onderscheid in een Macro (ruimtelijke indeling op bedrijfsprocesniveau), Meso (indeling van de per organisatorische onderscheiden eenheden toegewezen ruimtes) en Micro niveau (inrichting werkplek).

Macro ---> Bedrijfsprocesniveau
Meso ---> Organisatorisch onderscheiden eenheden
Micro ---> Inrichting werkplek

De facilitaire exploitatiekosten van schoonmaak en onderhoud worden geanalyseerd en getoetst op haalbaarheid, kwaliteit en kostenaspecten. TFM kan bij het inrichten van bedrijfslocaties en kantoororganisaties ook worden ingeschakeld als intermediair tussen gebruikers, opdrachtgever, uitvoerders en architecten. We garanderen daarbij een heldere, duidelijke werkwijze en beheersbaarheid van kosten en kwaliteit. TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:

•      Inrichtingsplan/indelingsplan/ vlekkenplan opstellen
•      Programma van Eisen opstellen ten behoeve van inrichting
•      Adviseren bij aanschaf kantoormeubilair
•      Selecteren van een tapijtleverancier
•      Begeleiden van een totaal inrichtingstraject
•      Adviseren bij aanschaf systeemwanden
•      Selecteren van een zonweringleverancier
•      Adviseren bij aanschaf archiefsystemen

Welk risico loopt een organisatie als er een storing optreedt en wat betekent dat voor de eisen die gesteld moeten worden aan het onderhoud? TFM benadert beheer en onderhoud vanuit een integrale visie op facilitair management. We houden rekening met het belang dat gebouwen, installaties en terreinen hebben voor de uitvoering van de kerntaken van de organisatie. TFM zorgt ervoor dat er bij het opstellen van de onderhoudsplannen rekening gehouden wordt met de aanwezigheid van een facilitaire dienst en voorziening.
 
Meedenken
Met preventief onderhoud worden alle bouwkundige, werktuigbouwkundige en elektrotechnische onderdelen van gebouwen, installaties en terreinen op een constant niveau gehouden. Hoe vaak het onderhoud plaatsvindt en of bijvoorbeeld preventief vervangen noodzakelijk is, hangt af van het gebouw, de organisatie en de kerntaken. De keuze welk onderhoud preventief en welk onderhoud correctief wordt uitgevoerd, ligt vast in het onderhoudsplan. Een juiste balans tussen preventief en correctief onderhoud leidt in de praktijk tot storingvrij werken tegen zo laag mogelijke kosten.
 
Deelinventarisatie
Een volledige inventarisatie omvat alle bouwkundige, werktuigbouwkundige en elektrotechnische aspecten van gebouwen, installaties en terreinen. Het geeft een volledig beeld van de huidige onderhoudssituatie, het te verwachten onderhoud, de noodzakelijke vervangingen, de kans op storing en de kosten. TFM verzorgt ook deelinventarisaties op de genoemde terreinen.
 
TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:
 

• Aanbesteding beheer en onderhoud
• Meerjarenonderhoudsbegroting
• Klachten en mutatieonderhoud
• Service- en prestatiecontracten
• Werkvoorbereiding en begeleiding uitvoering
• Gewapende betonconstructies
• Daken
• Buitenwanden
• Schilderwerken
• Binnenonderhoud en aanpassing
• Verwarming en ventilatie
• Gas, water, elektra en beveiliging
• Bouwfysica (energie, geluid en vocht)
• Veiligheid en gezondheid
• Terreinverharding, buitenriolering en groenvoorziening
• Overige zaken

Verhuizen is een ingrijpend proces. Wat zijn bijvoorbeeld de consequenties voor uw ICT, voor het archief, voor de bereikbaarheid, welke partijen moeten op de hoogte gebracht worden en wanneer? Zo zijn er nog honderden vragen. TFM kan die vragen voor u beantwoorden en voor uw organisatie het volledige verhuismanagement op zich nemen. Zorgvuldige en heldere communicatie is daarbij belangrijk, net als een gedegen planning en een afgewogen logistieke volgorde. TFM kent alle ins en outs van het verhuisproces en streeft ernaar dat er zoveel mogelijk gewoon doorgewerkt kan worden. We garanderen een zo kort mogelijke doorlooptijd en nemen de volledige verantwoordelijkheid voor het verhuismanagement op ons.
 
TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:

• Totale projectcoördinatie van de verhuizing
• Selecteren van een verhuisbedrijf
• Verhuisdraaiboeken opstellen
• Archiefverhuizingen
• Interne verhuizingen realiseren
• ICT -apparatuur verhuizen
• Coördineren van privé verhuizingen van medewerkers

Voor elke organisatie is haar vestigingsplaats uiteindelijk een strategische keuze. Hierbij worden zeer veel factoren op hun relatieve waarde gewogen en wordt er uiteindelijk een keuze gemaakt. TFM BV is een partij die een organisatie ondersteuning kan bieden bij de bepaling van de relatieve waarde van alle bij de keuze betrokken factoren en hun onderlinge samenhang. Daarnaast beschikt TFM BV over de expertise om te adviseren welke contractvorm het meest gunstig is.
 
Ook de gebouwkeuze is een strategische keuze van de organisatie. Er dient rekening te worden gehouden met een complex van factoren die van invloed zijn op de gebouwkeuze. Ook hierbij is TFM BV de partij die u overzicht en inzicht kan geven van/in deze factoren en hun onderlinge samenhang en relatieve waarde. Uiteindelijk kan uw organisatie hierdoor aan de hand van een helder rapport een weloverwogen keuze maken.

Lees hier meer over huisvestinganalyse

Lees hier meer over Meerjaren onderhoudsplan (MOP)

Lees hier meer over Real Estate Matrix