Het inkopen van producten en diensten binnen het facilitaire werkveld is één van de eerste en meest belangrijke stappen in het beschikbaar stellen van de juiste Facilities. De juiste Facilities bestaan uit die producten en diensten die de kernprocessen optimaal zullen ondersteunen tegen het beste prijsniveau. Dit geldt voor direct na het afsluiten van de overeenkomst, maar ook gedurende de looptijd.
 
TFM heeft zeer ruime ervaring met inkoop en heeft hiervoor een eigen methodiek ontwikkeld. De synergie met de specialistische kennis van Facilities zorgt er voor dat TFM hiermee continue toegevoegde waarde levert voor haar opdrachtgevers. De specialistische kennis bestaat uit kennis van de facilitaire producten en diensten binnen de verschillende werkvelden en daarnaast de kennis van de marktsituatie en de aanbieders op de markt.
 
De kern van de inkoopmethodiek van TFM ligt in de centrale plaats van inkoop in het gehele traject van het beschikbaar stellen van facilitaire producten en diensten. De plaats om de kwaliteit, functionaliteit en prijs van een product of dienst te beïnvloeden ligt namelijk in de inkoopfase. De inrichting van het beheer (meting en beïnvloeding) vormt in het inkoopproces tevens een belangrijke factor.
 
Methodiek
TFM gebruikt een gestandaardiseerde methodiek voor Facilitaire Inkoop, welke is gebaseerd op onderstaand inkoopproces. Door de kennis en ervaringen in het Facilitaire vakgebied kan TFM de methodiek aanwenden om het proces ook voor de klant zo efficiënt en helder mogelijk te maken. De nadruk ligt altijd op het juiste product of dienst tegen de juiste prijs op het juiste moment voor zowel nu als gedurende de overeenkomst of gebruiksduur. Om deze effectiviteit en efficiency doelstellingen te meten legt TFM het management van het product of dienst reeds op kernpunten vast in de specificatiefase van het inkooptraject.
 
Analyseren van de vraag
TFM is in staat op heldere wijze de exacte vraag te specificeren. Hiervoor maakt TFM gebruik van diverse instrumenten, zoals interviews, diverse metingen, quickscan, (klanttevredenheid)onderzoeken en contractscans. Naast de product- of dienstoriëntatie zal TFM zich tevens richten op de beheersaspecten van de vraag. Hoeveel en welke werkzaamheden wil de opdrachtgever zelf gaan uitvoeren aan het in stand houden van de beschikbaarheid van de dienst, zoals het bewaken van de functionele en financiële uitgangspunten?
 
Specificeren van het aanbod
Nadat de vraag is vastgesteld zal TFM een programma van eisen (PvE) opstellen dat volledig is toegesneden op de specifieke situatie van de opdrachtgever. TFM maakt hierbij gebruik van diverse gestandaardiseerde formats en checklists om het eindproduct effectief en passend te maken, maar gelijktijdig zo compact mogelijk. De scope ligt in overleg met de opdrachtgever breder, omdat het aanbod integraal wordt benaderd ten aanzien van aansluitende facilitaire werkvelden. Hiermee kunnen overlappingen worden voorkomen en kan eventuele synergie worden bereikt. In het PvE wordt specifiek de beheerssituatie verwerkt, zoals deze in de vraagspecificatie naar voren is gekomen. In het PvE zal TFM ook altijd een afgebakende ruimte overlaten die de aanbieders in staat stelt om een stuk creativiteit in de aanbieding te verwerken.
 
Selecteren van de aanbieder
Door de landelijke spreiding van haar opdrachtgevers staat TFM continue in contact met diverse aanbieders in de facilitaire markt. Daarnaast doet TFM regelmatig marktscans naar aanbieders op de verschillende werkvelden. Door deze kennis van de facilitaire markt is TFM in staat om in overleg met de klant zodanige selectiecriteria op te stellen dat er naast het juiste product ook de juiste aanbieder wordt geselecteerd.
 
Contractering
De laatste fase is de contractering. Hier worden de wederzijdse afspraken vastgelegd. Financieel zal deze fase moeten aansluiten op de uitgangspunten van de opdrachtgever, waarbij er over de meest optimale prijs onderhandeld zal worden. TFM is in staat om de contractering compact en helder te realiseren, zodat een eindproduct ontstaat waarmee de opdrachtgever optimaal kan werken. Daarom zullen de afspraken concreet worden geformuleerd en worden tevens de bijsturingmogelijkheden benoemd, zodat de opdrachtgever effectief kan reageren wanneer hij niet tevreden is met de dienstverlening.
 
Concreet
TFM kan inkoop aanbieden op basis of als onderdeel van de verschillende werkwijzen. Hieronder staan enkele voorbeelden van producten en diensten die TFM op basis van projectmanagement voor verschillende opdrachtgevers heeft ingekocht.
 
Werkwijzen en Werkvelden
TFM kan de facilitaire inkoop aanbieden op verschillende werkwijzen. Facilitaire inkoop kan bijvoorbeeld projectmatig worden aangepakt, op basis van detachering, binnen het Total Facility Management concept of op basis van een combinatie van de werkwijzen, etc.
 
 
Facilitaire inkoop zal worden toegepast met de kennis van de verschillende werkgebieden. Voorbeelden hiervan zijn:

• Europese aanbesteding schoonmaak
• Europese aanbesteding catering
• Gemeentelijke aanbesteding inrichtingspakket huisvesting
• Aanbesteding groenvoorziening
• Aanbesteding kantoorartikelen

TFM heeft ruime ervaring in verschillende aanbestedingen, zoals: Europese aanbestedingen, openbaar en niet-openbaar, gemeentelijke aanbestedingen, openbaar en niet openbaar, aanbestedingen conform de specifieke richtlijnen van een commerciële organisatie en aanbestedingen in samenwerking met de interne inkooporganisatie van een opdrachtgever.
 
De specifieke inrichting van de inkoopprocessen conform de geldende voorwaarden, bij bijvoorbeeld Europese aanbesteding vraagt ervaring in facilitaire inkoop en kennis van de markt. Het is vervolgens de kunst om niet alleen te voldoen aan de gestelde regels en voorwaarden, maar juist om deze om te buigen naar inkoopinstrumenten en deze te gebruiken om het gewenste resultaat te bereiken.

Het inkoopproces houdt niet op bij de contractering. Vanaf dat moment begint juist de gebruiks-/exploitatiefase van de ingekochte producten of diensten, hier was het tenslotte allemaal om te doen! Er zal moeten worden gewaarborgd dat het product of dienst gedurende de contractperiode voldoet aan de functionele en financiële voorwaarden. Hierin speelt ook de performance van de leverancier een bepalende rol. Voor TFM is deze doelstelling belegd in het contractbeheer. De basis voor het contractbeheer is reeds gelegd in het inkoopproces. Deze basis moet er voor zorgen dat het contractbeheer helder en objectief plaats kan vinden.

TFM gebruikt verschillende instrumenten om het contractbeheer efficiënt uit te kunnen voeren conform de uitgangspunten helderheid en objectiviteit. Voorbeelden van deze instrumenten zijn overzichtelijke contractenregisters, leveranciersperformancekaarten en verschillende dashboards die specifiek zijn afgestemd op de betreffende werkvelden. TFM levert deze instrumenten ook aan haar opdrachtgevers.

Bij iedere inkoopopdracht onderzoekt TFM de achtergronden van de inkoopbehoefte. Dat is noodzakelijk om de exacte specificaties en eisen te kunnen formuleren; tegelijk valt het binnen onze taakopvatting om de opdrachtgever te begeleiden bij achterliggende vragen. Welke facilitaire diensten en goederen zijn noodzakelijk, op welk niveau, voor welke periode en tegen welke condities?
 
Met een quickscan kan TFM de gehanteerde inkoopsystemen, procedures, contractvormen, functionaliteitseisen, het portfoliobeheer en het leveranciersmanagement van uw organisatie in kaart brengen. Aan de hand van de resultaten wordt beoordeeld welke besparingen en verbeteringen gerealiseerd kunnen worden. Aansluitend worden een stappenplan en een programma van eisen opgesteld. Op de facilitaire inkoop zijn bij veel organisaties aanzienlijke besparingen mogelijk.