Welk risico loopt een organisatie als er een storing optreedt en wat betekent dat voor de eisen die gesteld moeten worden aan het onderhoud? TFM benadert beheer en onderhoud vanuit een integrale visie op facilitair management. We houden rekening met het belang dat gebouwen, installaties en terreinen hebben voor de uitvoering van de kerntaken van de organisatie. TFM zorgt ervoor dat er bij het opstellen van de onderhoudsplannen rekening gehouden wordt met de aanwezigheid van een facilitaire dienst en voorziening.
 
Meedenken
Met preventief onderhoud worden alle bouwkundige, werktuigbouwkundige en elektrotechnische onderdelen van gebouwen, installaties en terreinen op een constant niveau gehouden. Hoe vaak het onderhoud plaatsvindt en of bijvoorbeeld preventief vervangen noodzakelijk is, hangt af van het gebouw, de organisatie en de kerntaken. De keuze welk onderhoud preventief en welk onderhoud correctief wordt uitgevoerd, ligt vast in het onderhoudsplan. Een juiste balans tussen preventief en correctief onderhoud leidt in de praktijk tot storingvrij werken tegen zo laag mogelijke kosten.
 
Deelinventarisatie
Een volledige inventarisatie omvat alle bouwkundige, werktuigbouwkundige en elektrotechnische aspecten van gebouwen, installaties en terreinen. Het geeft een volledig beeld van de huidige onderhoudssituatie, het te verwachten onderhoud, de noodzakelijke vervangingen, de kans op storing en de kosten. TFM verzorgt ook deelinventarisaties op de genoemde terreinen.
 
TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:
 

• Aanbesteding beheer en onderhoud
• Meerjarenonderhoudsbegroting
• Klachten en mutatieonderhoud
• Service- en prestatiecontracten
• Werkvoorbereiding en begeleiding uitvoering
• Gewapende betonconstructies
• Daken
• Buitenwanden
• Schilderwerken
• Binnenonderhoud en aanpassing
• Verwarming en ventilatie
• Gas, water, elektra en beveiliging
• Bouwfysica (energie, geluid en vocht)
• Veiligheid en gezondheid
• Terreinverharding, buitenriolering en groenvoorziening
• Overige zaken

Wanneer diensten worden ingekocht, komen contracten tot stand. Deze contracten vragen om beheersing, aangezien contracten "levende" documenten zijn. Dat wil zeggen dat contracten bewaard moeten worden, mutaties hierin plaatsvinden en periodiek beoordeeld moeten worden op actualiteit en doeltreffendheid. Door middel van goed contractbeheer kunnen de juiste diensten ingekocht worden, voldaan worden aan de vraag (kwaliteit) en de kosten beheerst worden.
Contractbeheer zorgt voor het onderhoud aan (management)informatie, kostenbeheersing en het kunnen aanbieden van de juiste dienst, voldaan aan de vraag van de interne klant. Kortom, contractbeheer zorgt voor kwaliteit van de facilitaire ondersteuning wat ten goede komt aan de kwaliteit van de gehele organisatie. TFM is in staat om op professionele wijze invulling te geven aan (facilitair) contractbeheer.
Goed contractbeheer bestaat niet louter en alleen uit het uithollen van aanbiedingen en het realiseren van de laagste prijzen. Contractbeheer bestaat ook uit controle op de prestaties van leveranciers zowel kwalitatief als kwantitatief.

Aanpak
Een aantal stappen is essentieel, voordat contracten beheerst kunnen worden. Het is noodzakelijk alle soorten contracten, leveringsovereenkomsten, voorwaarden en andere afspraken te traceren en vast te leggen als uitgangsbasis voor het contractbeheer. Indien de basisgegevens vastliggen, is een analyse van de contracten mogelijk.
Op de installaties waarvoor een onderhoudscontract is afgesloten zal worden gekeken of het contract nog voldoet aan de gestelde eisen en welke kosten hieraan zijn verbonden voor de komende vijf jaar. Op de onderdelen waarvoor geen contract is afgesloten moet afgewogen en onderbouwd worden of er alsnog een contract afgesloten moet worden. Belangrijk is dat er ieder jaar een controle plaatsvindt van de technische onderhoudscontracten die aflopen en van de contracten die moeten worden verlengd. Ook moet bekeken worden of er aanpassingen in het contract moeten worden opgenomen en de financiële consequenties hiervan worden meegenomen.

Budgetbewaking
Een belangrijk onderdeel van beheer en onderhoud is budgetbewaking. Bij beheer- en onderhoudscontracten wordt er vaak gemakshalve gebruik gemaakt van de automatische verlenging van contracten. Bedrijven accepteren veelal ongemerkt de stijging van de jaarlijkse indexatie. Langzamerhand lopen de kosten op en vindt er onnodig budgetoverschrijding plaats. Met een door TFM opgesteld onderhoudsplan wordt er ook ruimschoots aandacht besteed aan het inrichten van een dashboard, waarbij op basis van vastgestelde indicatoren snel overzicht kan worden verkregen in de kosten en de mogelijke afwijkingen. Hiermee kan de facility manager of het hoofd technisch dienst adequaat optreden bij geconstateerde afwijkingen.

TFM kan uw organisatie o.a. op de volgende wijze ondersteunen:

• Kostenbewaking
• Kwaliteitsbewaking
• Interval bewaken
• Mutatiebeheer
• Benchmarken
• Rapportages
• Inrichten van het dashboard

TFM beschikt over gekwalificeerd personeel om het noodzakelijke onderhoud te inventariseren. TFM start met het in kaart brengen van alle aanwezige installaties in en om het gebouw, het gebouw zelf, het inbouwpakket en terreinen met de daarop aanwezige opstallen.

Om een goede inschatting van het technisch onderhoud te maken wordt gekeken naar de volgende onderwerpen:

• Jaar van aanschaf
• Levensduur
• Gedraaide/ operationele uren
• Huidige staat van de installaties / apparatuur
• Service- of onderhoudscontract
• Vervangingswaarde
• Plaats van de apparatuur

Op basis van de inventarisatie zullen de vervangingswaarden voor de installaties en onderhoudscontracten worden 'gereviewd'. Hierbij wordt gekeken naar de onderhoudsvorm, de actualiteit van het contract en of het contract moet worden verlengd inbestaande of aangepaste vorm.

Door middel van een meerjare onderhoudsplan kan een constante kwaliteit van de gebouwen gegarandeerd worden. Het voorkomt risico's zoals achterstallig onderhoud en afname van gebruiksmogelijkheden. Aan de hand van meerjaren onderhoudsplan kan constructief gewerkt worden aan preventief onderhoud, zodat onvoorziene adhoc klussen voorkomen kunnen worden.
 
Het resultaat van een meerjarenonderhoudsplan is dat er beter gestuurd kan worden op kosten en de uit te voeren werkzaamheden wat uiteindelijk een kostenbesparing moet opleveren. TFM is in staat om een meerjaren onderhoudsplan op te stellen. Hieraan kan tevens een aanbestedingstraject gekoppeld worden om e.e.a. goed in de markt te zetten. Tevens kan TFM als maincontractor de onderhoudscontracten voor een organisatie beheren.
 
Tot de scope van de meerjaren onderhoudsplan behoren de volgende componenten:

• Gebouwen
• Installaties
• Inbouwpakket
• Terreinen en opstallen

Voor de componenten worden de volgende zaken weergegeven in de meerjaren onderhoudsplan:

• Specificering van de component en de onderdelen hierbinnen
• Verschillende soorten onderhoud per component of onderdeel
• Onderhoudsfrequenties
• Vervangingen
• Exploitatiekosten